Comment EKI a transformé le chaos en maîtrise, grâce à Odoo

EKI tranforme le caoutchouc et la mousse en produits, dans pratiquement toutes les tailles et formes qu'un peut imaginer. Avec un assortiment aussi vast et varié, l'organisation ne tient que grâce à des processus fluides. Manon, Finance Manager, raconte comment EKI, avec Nalios, est revenue au standard Odoo - et ce que cela a concrètement apporté. 

01Le défi

Il y a cinq ans, EKI est passée d'un ancien système ERP - composé de deux logiciels distincts qu'il fallait manuellement - à Odoo. Cette première implémentation ne s'est pas encore faite avec Nalios, et l'objectif était surtout de transposer telle quelle la façon de travailler existante. Résultat: beaucoup de développements sur mesure, construits autour de processus que n'étaient pas nécessairement les meilleurs. 

“Nos souhaits devaient s'intégrer dans Odoo, du coup tout était truffé de développements sur mesure. C'était chronophage et coûteux - et à chaque mise à jour, il fallait tout reconstruire."

EKI a fini par se heurter aux limites de ce sur-mesure: une grande partie dus savoir des processus restait "dans la tête" des collaborateurs, rendent l'organisation dépendante de qui était présent ce jour-là. Des solutions maison - comme le processus d'approbation des factures d'achat, ou un CRM mal exploité - rendaient en plus l'ensemble lourd et coûteux à chaque nouvelle version d'Odoo. 

02La démarche : retour au standard

Il y a deux ans, EKI est partie à la recherche d'un partenaire que ne se contente pas d'exécuter les demandes, mais que réfléchit réellement avec elle. Ce fut Nalios. Nalios a commencé par cartographier ce que, chez EKI, relevait vraiment du sur-mesure, et ce que n'était en fait que de la functionnalité standard d'Odoo - notamment pour le processus des factures d'achat, où le standard Odoo répondait déjà à environ 90% du besion, ainsi que pour une révision approfondie de l'usage du CRM.

Aujourd'hui, la quasi-totalité de l'acitivité d'EKI tourne dans Odoo : achats, ventes, service client, toute la comptabilité, la production et le stock - le tout dans un seul système, sans connexions entre logiciels séparés. Le flux, de la commande à la livraison, est presque entièrement automatique: un e-mail client arrive via Outlook, est converti en ticket CRM dans Odoo, puis débouche sur un devis ou une commande via un configurateur capable de gérer des millions de combinaisons de produits en caoutchouc et en mousse. Dès que la commande est confirmée, elle est automatiquement attribuée à la bonne machine de production. 

03Le résultat

Après deux ans de collaboration avec Nalios, EKI observe des résultats concrets:

EKI remarque surtout la différenece matière de continuité: la bonne machine étant attribuée autmatiquement, le processus de production continue sans interruption - même en cas d'absence d'un collaborateur. Il n'y a d'allers-retours pour savoir que prend en charge une commande, et le risque d'erreur diminue puisqu'on sait immédiatement quelle machine doit produire quoi. Des processus plus modestes, comme le traitement des réclamations et des notes de crédit. Se déroulent eux aussi nettement plus vite et avec moins d'erreurs. 

“Nous ne voulions pas qu'Odoo soit adapté à nos anciens processus, mais que nos processus soient adaptés à Odoo - cela rend aussi chaque mise à jour plus simple”

— Manon, Finance Manager chez EKI

04Et quelles sont les prochaines étapes ?

EKI se tourne désormais vers l'étape suivante : une planification de production automatique basée sur l'IA, où chaque machine disposerait de sa propre tablette au lieu de bons de travail imprimés. Dès qu'une commande est confirmée, l'ordre irait directement vers la bonne tablette - avec des heurs de début et de fin permettant non seulement une meilleure planification, mais aussi une vision de la rentabilité réelle de certaines commandes. La gestion des stocks par scanners figure également au programma de l'année à venir, comme base indispensable à cette planification automatique.

05La collaboration avec Nalios

Ce qui caractérise surtout la collaboration pour EKI, c'est la rapidité et l'implication. Jorik, en tent que contact attitré, est toujours joignable et réagit vite ; une question est presque tourjours traitée le jour même. En coulisses, Nils garde un contact régulier pour vérifier que la collaboration se déroule toujours comme souhaité. Et tout aussi important : Nalios réfléchit activement pour voir si les choses peuvent être faites autrement, en mieux - plutôt que d'exécuter aveuglément ce qui est demandé.