Nouvelle Expense Card pour entreprises
Odoo lance sa nouvelle fonctionnalité Expense Card, en partenariat avec Mastercard et Stripe Issuing, pour permettre aux entreprises de gérer les dépenses professionnelles de manière plus fluide, sécurisée et centralisée.
Pré-requis
Être basé en Europe (Les USA seront bientôt disponibles)
1. Activer l’option Expense Card et accepter les termes et conditions
2. Posséder un compte Stripe et s'y connecter via le bouton Connect
Chargement d’argent sur le compte
Une fois ceci fait, toutes les transactions liées aux cartes de crédit seront incluses dans le journal crée à cet effet : Stripe Issuing
Grâce au bouton “Top-up”, vous pourrez ajouter de l’argent sur le compte bancaire lié en quelques clics.
Les transactions prennent 2 à 3 jours ouvrés.
Via le journal, il est possible d’avoir une vue d’ensemble de toutes les transactions.
Gestion des cartes
Depuis l’application Expenses, vous pourrez gérer les cartes de vos employés. Différents status sont possibles :
- Bloquées
- Brouillon
- En pause
- En attente
- En cours
Configuration des cartes
Type : Possibilité d’avoir une carte physique ou virtuelle
Countries : Possibilité de limiter les pays
Categories : Possibilité d’autoriser uniquement certains codes marchands (par exemple que la nourriture et les boissons)
Limite : Ajout d’une limite par jour / semaine / mois / année / illimité et/ou par transaction
Depuis l’onglet "Détails de la carte", il est possible de voir les détails de chaque carte.
Utilisation de la carte
Lorsque la carte est utilisée, elle génère une expense automatiquement sur Odoo.
La suite du processus s’intègre parfaitement à Odoo :
- Ajout du reçu PDF à la note de frais
- Validation
- Réconcilitation
Processus de validation
Problèmes résolus
Gestion manuelle des notes de frais : Les employés n’ont plus besoin d’entrer manuellement chaque dépense.
Erreur et retard dans la comptabilité : Les transactions sont automatiquement enregistrées et catégorisées, réduisant les erreurs humaines et les retards.
Manque de contrôle sur les dépenses : Les administrateurs peuvent définir des limites et restrictions, évitant les dépenses non conformes ou excessives.
Manque de visibilité : Les rapports en temps réel offrent une transparence complète sur les flux de dépenses, permettant une meilleure prise de décision.
Sécurité renforcée : Chaque carte peut être personnalisée et suspendue à tout moment.
À retenir
Émission instantanée : Les cartes, virtuelles ou physiques, sont créées directement depuis Odoo, offrant une activation immédiate.
Suivi en temps réel : Chaque transaction est automatiquement synchronisée avec le module de gestion des dépenses, assurant une comptabilité précise.
Contrôle granulaire : Limites de dépenses, catégories, restrictions géographiques et permissions personnalisées par utilisateur.
Intégration fluide : Fonctionne en parfaite synergie avec la comptabilité, les achats et autres modules Odoo.
Conclusion
Cette fonctionnalité représente une avancée significative dans la gestion des dépenses professionnelles, offrant une solution moderne, intégrée et sécurisée pour les entreprises de toutes tailles.
Nalios, spécialiste Odoo pour les entreprises européennes, vous accompagne dans la mise en place de cette fonctionnalité et dans l'intégration complète du module Dépenses à votre comptabilité.
En savoir plus sur l'auteur de l'article :
Alex Carruzzo
Business Analyst
Alex est Business analyst chez Nalios Suisse depuis Février 2024
Toujours à l’écoute et orienté solutions, Alex aide les entreprises à transformer leurs processus grâce à Odoo. Curieux et pragmatique, il aime décortiquer les besoins métiers pour en tirer des solutions simples et efficaces. Sa mission : rendre les projets plus fluides, plus clairs et surtout plus utiles au quotidien pour les clients.
Anouck Lambert
Business Analyst
Anouck travaille chez Nalios Wallonie depuis presque trois ans. En tant que Business Analyst, elle mène des implémentations Odoo de bout en bout et conseille les équipes sur les bonnes pratiques e-mail afin de garantir des communications fiables.