La gestion de projet Odoo, du devis signé à la marge réelle
La plupart des sociétés de services savent si l'année a été bonne. Beaucoup moins savent quels projets ont réellement gagné de l'argent, et pourquoi les autres ont dérapé.
Discutez avec nos experts Du devis au projet
Ce qui change d'une entreprise à l'autre, ce n'est pas l'outil, c'est ce qui déclenche la facture. Nous accompagnons trois façons de travailler en mode projet.
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Facturation au temps passé
Chaque heure saisie devient une ligne de facture, et chaque heure non saisie devient une perte sèche. L'enjeu est le taux de saisie réel de vos équipes, pas la finesse de votre planning.
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Projets au forfait
Le prix est fixé, donc la marge se joue uniquement sur le temps consommé. L'enjeu est de voir la dérive pendant le projet, quand il est encore possible d'agir, et pas à la facture finale.
3
Projets internes
Rien n'est facturé, mais tout est consommé. L'enjeu est d'arbitrer entre les chantiers qui se disputent les mêmes personnes, en connaissant ce que chacun coûte réellement.
Pourquoi un outil de gestion de projet ne prend pas
Cinq causes de terrain, et aucune n'est un manque de fonctionnalité :
Du devis signé au projet, sans ressaisie
C'est le point de départ, et c'est ce qui différencie un ERP d'un outil de gestion de tâches.
Une commande signée crée le projet, avec ses tâches, son budget de vente et les heures vendues par prestation. Le chef de projet ne recopie rien, et surtout il travaille sur le périmètre réellement vendu, pas sur celui qu'il croit avoir été vendu. Les projets récurrents partent de modèles, ce qui évite de reconstruire la même structure à chaque affaire.
L'amont du flux, la qualification et le devis, est traité sur notre page CRM et ventes.
Les feuilles de temps, là où tout se joue
Sans temps saisis correctement, rien de ce qui suit ne fonctionne. Ni la rentabilité, ni la facturation au temps passé, ni la charge prévisionnelle.
Odoo propose la saisie sur ordinateur, sur mobile et au chronomètre, avec validation par le responsable. Techniquement, c'est réglé depuis longtemps. Le sujet est ailleurs : c'est un sujet d'adoption.
Ce que nous appliquons systématiquement : la saisie doit prendre moins d'une minute par jour et par personne, elle se fait quotidiennement et jamais en fin de mois, et surtout elle doit rapporter quelque chose à celui qui saisit. Un consultant qui voit sa charge de la semaine et son taux d'occupation saisit. Un consultant qui alimente un tableau de bord qu'il ne verra jamais arrête au bout de trois semaines.
Le corollaire : ne demandez pas plus de finesse que vous n'en exploiterez. Une saisie à la demi-journée réellement tenue vaut mieux qu'une saisie au quart d'heure abandonnée.
La rentabilité par projet, en temps réel
Odoo agrège d'un côté les coûts d'un projet, à savoir le temps passé valorisé au coût de vos équipes, les achats affectés, les notes de frais et la sous-traitance. De l'autre les revenus, qu'ils viennent d'un forfait, du temps passé refacturé ou de jalons atteints. La différence, c'est votre marge, projet par projet, disponible en cours de route et pas trois mois après la facture finale.
Deux prérequis que nous cadrons toujours en amont, parce qu'ils déterminent la fiabilité de tout le reste. D'abord le coût horaire retenu par profil : coût employeur seul, ou coût employeur augmenté d'une quote-part de structure. Les deux se défendent, mais ce choix change vos marges du simple au double et il doit être tranché avec votre direction financière. Ensuite ce qu'on affecte à un projet et ce qui reste en frais généraux, en particulier l'avant-vente et les réunions internes.
Un point sur les jalons, souvent négligé : ils servent autant à déclencher la facturation qu'à repérer les dérives. Un jalon dépassé de trois semaines sur un projet de trois mois se voit immédiatement, alors que la même dérive noyée dans un pourcentage d'avancement ne se voit jamais.
Facturer au forfait, au temps passé, ou aux jalons
Odoo couvre les trois modèles, et surtout leur combinaison sur un même projet, ce qui correspond à la réalité de la plupart des sociétés de services : un forfait de cadrage, puis des jours facturés au temps passé, plus une part de frais refacturés.
Le sujet à ne pas bâcler, ce sont les frais et débours. Les notes de frais rattachées au projet peuvent être refacturées automatiquement, avec ou sans marge, ou absorbées. Décidé au démarrage, c'est trois clics. Décidé après six mois, c'est une reprise d'historique.
Le volet comptable, écritures et analytique, est détaillé sur notre page comptabilité.
Planifier la charge de vos équipes
Savoir qui fait quoi la semaine prochaine, et si vous pouvez accepter le projet qu'on vient de vous proposer.
Odoo permet d'affecter les tâches, de visualiser le planning des équipes et de tenir compte des congés dans la charge disponible. Attention toutefois : la planification des ressources relève d'une application distincte de la gestion de projet. C'est une précision qui a un impact sur votre périmètre et sur votre budget de licences, et il vaut mieux l'apprendre ici que lors du devis.
Notre conseil : commencez par la charge à deux semaines, qui est celle que vos responsables arbitrent réellement. Le prévisionnel à six mois est un exercice de direction, il vient après, et il ne vaut que si les feuilles de temps sont tenues.
Impliquer le client sans lui ouvrir votre back-office
Vos clients veulent savoir où en est leur projet sans avoir à envoyer un courriel tous les mardis.
Le portail client permet de partager ce que vous choisissez de partager : l'avancement, certains documents, les jalons validés, et de recueillir une validation ou une signature. Chaque projet dispose de son espace documentaire, ce qui évite la pièce jointe perdue dans une conversation.
Ce qui compte dans le paramétrage : décider ce que le client voit et ce qu'il ne voit pas. Un portail trop ouvert transforme chaque écart interne en discussion commerciale.
Vous avez déjà Odoo Projet et personne ne l'utilise
Le cas le plus fréquent, et le segment le plus mûr commercialement.
Ce que nous trouvons presque toujours : des projets créés à la main sans lien avec les commandes, des feuilles de temps saisies par un tiers de l'équipe, des étapes de pipeline héritées d'un modèle que personne n'a adapté, et un tableur de suivi budgétaire qui reste la vraie référence du chef de projet.
Notre état des lieux porte sur trois points : le taux de saisie réel des temps, l'écart entre les projets facturés et les projets suivis dans l'outil, et la fiabilité du coût horaire utilisé. Le reste en découle. Remettre un suivi de projet en état coûte presque toujours moins cher que de changer d'outil.
À qui ça s'adresse la gestion de projet dans Ooo ?
Ce qui change d'un métier à l'autre, ce n'est pas l'outil, c'est la façon dont le projet est vendu et ce qui déclenche la facture. Voici les profils que nous accompagnons le plus souvent.
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Questions fréquemment posées
Voici quelques questions fréquentes sur la gestion de projet dans Odoo :
Sur la gestion des tâches et le suivi d'avancement, oui, et avec un avantage décisif : le projet est relié au devis, aux feuilles de temps et à la facture, ce qu'aucun outil de tâches ne fait. Sur la planification lourde avec chemin critique et valeur acquise, un outil spécialisé reste plus pertinent.
Oui, et c'est même le cas le plus fréquent : un forfait de cadrage, des jours facturés au temps passé, et des frais refacturés. La règle de refacturation des frais se décide au démarrage.
Oui, sur mobile et au chronomètre, avec validation par le responsable. La difficulté n'est jamais technique : elle est de rendre la saisie assez rapide et assez utile pour qu'elle soit faite tous les jours.
Oui, à condition d'avoir tranché deux choses au démarrage : le coût horaire retenu par profil et ce qui est affecté au projet plutôt qu'aux frais généraux. Ces deux décisions déterminent la fiabilité de toutes vos marges.
Oui, via un portail où vous choisissez précisément ce qui est partagé : avancement, documents, jalons, validation ou signature. Le paramétrage consiste surtout à décider ce que le client ne voit pas.
Oui, avec un diagramme de Gantt qui les affiche et permet de réorganiser les tâches. En revanche Odoo ne calcule pas de chemin critique et ne recalcule pas automatiquement l'ensemble du planning quand une tâche glisse.
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