Het projectbeheer van Odoo, van de ondertekende offerte tot de werkelijke marge
De meeste dienstverlenende bedrijven weten of het jaar goed is geweest. Veel minder weten welke projecten daadwerkelijk geld hebben verdiend, en waarom de andere zijn ontspoord.
Bespreek het met onze experts Van offerte naar project
Wat van bedrijf tot bedrijf verandert, is niet de tool, het is wat de factuur in gang zet. We ondersteunen drie manieren van werken in projectmodus.
1
Facturering op basis van tijd
Elke geregistreerde uur wordt een regel op de factuur, en elk niet-geregistreerd uur wordt een verlies. De uitdaging is het werkelijke registratietarief van uw teams, niet de precisie van uw planning.
2
Vaste prijs projecten
De prijs is vastgesteld, dus de marge hangt alleen af van de tijd die verbruikt is. De uitdaging is om de afwijking tijdens het project te zien, wanneer het nog mogelijk is om te handelen, en niet bij de uiteindelijke factuur.
3
Interne projecten
Er wordt niets gefactureerd, maar alles wordt verbruikt. De uitdaging is om te arbitreren tussen de projecten die dezelfde mensen strijden, met kennis van wat elk daadwerkelijk kost.
Waarom een projectbeheertool niet werkt
Vijf oorzaken uit de praktijk, en geen daarvan is een gebrek aan functionaliteit :
Van de ondertekende offerte naar het project, zonder herinvoer
Dit is het startpunt, en dit is wat een ERP onderscheidt van een taakbeheer tool.
Een ondertekende bestelling creëert het project, met zijn taken, zijn verkoopbudget en de uren verkocht per dienst. De projectmanager kopieert niets, en vooral werkt hij op de daadwerkelijk verkochte scope, niet op wat hij denkt dat is verkocht. Terugkerende projecten beginnen met sjablonen, wat voorkomt dat dezelfde structuur bij elke zaak opnieuw wordt opgebouwd.
De bovenstroom van de flow, de kwalificatie en de offerte, wordt behandeld op onze pagina CRM en verkoop.
De tijdsregistratie, waar alles gebeurt
Zonder correct geregistreerde tijd werkt niets van wat volgt. Noch de winstgevendheid, noch de facturering op basis van gewerkte tijd, noch de verwachte belasting.
Odoo biedt invoer op computer, mobiel en met een stopwatch, met goedkeuring door de verantwoordelijke. Technisch gezien is dat al lang geregeld. Het onderwerp ligt elders: het is een adoptieprobleem.
Wat wij systematisch toepassen: de invoer moet minder dan een minuut per dag en per persoon duren, het gebeurt dagelijks en nooit aan het einde van de maand, en vooral moet het iets opleveren voor degene die invoert. Een consultant die zijn werkbelasting van de week en zijn bezettingsgraad ziet, voert in. Een consultant die een dashboard bijhoudt dat hij nooit zal zien, stopt na drie weken.
Het corollarium: vraag niet om meer verfijning dan je zult benutten. Een invoer per halve dag die daadwerkelijk wordt gedaan, is beter dan een invoer per kwartier die wordt opgegeven.
De winstgevendheid per project, in real-time
Odoo aggregeert aan de ene kant de kosten van een project, namelijk de gewerkte tijd gewaardeerd tegen de kosten van uw teams, de toegewezen aankopen, de onkosten en de uitbesteding. Aan de andere kant de inkomsten, of ze nu komen van een forfait, de doorbelaste gewerkte tijd of behaalde mijlpalen. Het verschil is uw marge, project per project, beschikbaar onderweg en niet drie maanden na de uiteindelijke factuur.
Twee vereisten die we altijd vooraf vastleggen, omdat ze de betrouwbaarheid van de rest bepalen. Eerst de uurtarief per profiel: alleen werkgeverskosten, of werkgeverskosten verhoogd met een deel van de structuurkosten. Beide zijn verdedigbaar, maar deze keuze verandert uw marges van eenvoudig naar dubbel en moet worden beslist met uw financiële afdeling. Vervolgens wat we aan een project toewijzen en wat in de algemene kosten blijft, in het bijzonder de pre-sales en interne vergaderingen.
Een punt over de mijlpalen, vaak verwaarloosd: ze dienen zowel om de facturering te starten als om afwijkingen op te sporen. Een mijlpaal die drie weken is overschreden op een project van drie maanden is onmiddellijk zichtbaar, terwijl dezelfde afwijking die is ondergedompeld in een voortgangspercentage nooit zichtbaar is.
Factureren op basis van een forfait, op basis van gewerkte tijd, of op basis van mijlpalen
Odoo dekt de drie modellen, en vooral hun combinatie op hetzelfde project, wat overeenkomt met de realiteit van de meeste dienstverlenende bedrijven: een forfait voor de afbakening, gevolgd door dagen gefactureerd op basis van gewerkte tijd, plus een deel van de doorbelaste kosten.
Het onderwerp dat niet verwaarloosd mag worden, zijn de kosten en uitgaven. De onkostenbonnen die aan het project zijn gekoppeld, kunnen automatisch worden doorbelast, met of zonder marge, of worden opgenomen. Beslist bij de start, is het drie klikken. Beslist na zes maanden, is het een herziening van de geschiedenis.
Het boekhoudkundige aspect, boekingen en analytisch, is gedetailleerd op onze pagina boekhouding.
Plan de belasting van uw teams
Weten wie wat doet volgende week, en of u het project dat men u net heeft voorgesteld kunt accepteren.
Odoo stelt in staat om taken toe te wijzen, de planning van teams te visualiseren en rekening te houden met verlof in de beschikbare belasting. Let op: de planning van middelen valt onder een aparte applicatie voor projectbeheer. Dit is een precisering die invloed heeft op uw scope en uw licentiebudget, en het is beter om dit hier te leren dan tijdens de offerte.
Ons advies: begin met de belasting van twee weken, dat is wat uw verantwoordelijken daadwerkelijk beoordelen. De prognose voor zes maanden is een managementoefening, die komt later, en die is alleen waardevol als de tijdsheets worden bijgehouden.
Betrek de klant zonder uw backoffice te openen
Uw klanten willen weten hoe het met hun project gaat zonder elke dinsdag een e-mail te hoeven sturen.
Het klantenportaal stelt u in staat om te delen wat u kiest om te delen: de voortgang, bepaalde documenten, de goedgekeurde mijlpalen, en om een goedkeuring of handtekening te verzamelen. Elk project heeft zijn eigen documentatieruimte, wat voorkomt dat bijlagen verloren gaan in een gesprek.
Wat telt in de configuratie: beslissen wat de klant ziet en wat hij niet ziet. Een te open portaal verandert elke interne afwijking in een commerciële discussie.
U heeft al Odoo Project en niemand gebruikt het
De meest voorkomende situatie, en het commercieel meest volwassen segment.
Wat we bijna altijd vinden: handmatig gemaakte projecten zonder link met de bestellingen, tijdsheets ingevoerd door een derde van het team, pipeline-stappen geërfd van een sjabloon dat niemand heeft aangepast, en een budgetvolgspreadsheet die de echte referentie van de projectmanager blijft.
Onze stand van zaken richt zich op drie punten: het werkelijke invoertarief van de tijden, het verschil tussen gefactureerde projecten en projecten die in de tool worden gevolgd, en de betrouwbaarheid van de gebruikte uurtarief. De rest volgt daaruit. Een projectopvolging in orde brengen kost bijna altijd minder dan van tool te veranderen.
Voor wie is projectbeheer in Ooo bedoeld?
Wat van beroep tot beroep verandert, is niet de tool, maar de manier waarop het project wordt verkocht en wat de factuur triggert. Dit zijn de profielen die we het vaakst begeleiden.
→ Ik ontdek
Veelgestelde vragen
Hier zijn enkele veelgestelde vragen over projectbeheer in Odoo:
Over taakbeheer en voortgangsmonitoring, ja, en met een beslissend voordeel: het project is verbonden met de offerte, de tijdsheets en de factuur, wat geen enkel taaktool doet. Voor zware planning met kritieke paden en verworven waarde blijft een gespecialiseerd hulpmiddel relevanter.
Ja, en dat is zelfs de meest voorkomende situatie: een forfait voor de opzet, dagen gefactureerd op basis van gewerkte tijd, en doorbelaste kosten. De regel voor het doorbelasten van kosten wordt bij de start vastgesteld.
Ja, op mobiel en met een stopwatch, met goedkeuring door de verantwoordelijke. De moeilijkheid is nooit technisch: het is om de invoer snel genoeg en nuttig genoeg te maken zodat deze elke dag wordt gedaan.
Ja, op voorwaarde dat we twee dingen bij de start hebben beslist: de uurtarief per profiel en wat aan het project is toegewezen in plaats van aan de algemene kosten. Deze twee beslissingen bepalen de betrouwbaarheid van al uw marges.
Ja, via een portal waar u precies kiest wat er gedeeld wordt: voortgang, documenten, mijlpalen, goedkeuring of handtekening. De configuratie bestaat vooral uit het beslissen wat de klant niet ziet.
Ja, met een Gantt-diagram dat ze weergeeft en het mogelijk maakt om de taken te reorganiseren. Odoo berekent echter geen kritieke paden en herberekent niet automatisch de hele planning wanneer een taak verschuift.
Onze consultants zijn experts in Odoo Projectmanagement
Voldoet projectmanagement op Odoo aan uw behoeften? Vraag via onderstaand formulier een gratis demo aan en wij zoeken samen met u naar de optimale oplossing om u te helpen.
Wil meer weten ? Contacteer onze experts !
