Maak je klaar voor elektronische facturatie via Peppol met Nalios en Odoo

Elektronische facturatie verwijst naar de uitgifte, verzending en ontvangst van facturen in een gestructureerd digitaal formaat, automatisch verwerkbaar door boekhoudsoftware. Het is geen eenvoudige PDF die per e-mail wordt verzonden — dit type document zal niet langer als conform worden beschouwd in beide landen.

Een conforme elektronische factuur is een gecodeerd bestand (XML, UBL, Factur-X, Peppol BIS) dat alle facturatiegegevens bevat in een gestandaardiseerd formaat en wordt verzonden via een gecertificeerd netwerk of platform.

Nee. Noch in België noch in Frankrijk vormt een PDF, zelfs verzonden per e-mail of geüpload op een platform, een elektronische factuur die voldoet aan de nieuwe regelgeving.

Papieren facturen en niet-gestructureerde PDF's zullen niet langer worden toegestaan voor de betrokken B2B-transacties. Alleen gestructureerde (machineleesbare) formaten die via de officiële kanalen worden verzonden, zullen worden geaccepteerd.

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een gestandaardiseerd Europees netwerk voor de veilige uitwisseling van elektronische documenten zoals facturen, bestellingen en leveringsbonnen. Het kan worden vergeleken met een digitaal postnetwerk, met in elk lidstaat een hub voor ontvangst en verzending.

In België is Peppol het verplichte standaardkanaal voor de uitwisseling van B2B-facturen sinds 1 januari 2026. De gebruikte standaard is Peppol BIS 3.0, in overeenstemming met de Europese norm EN 16931. Andere uitwisselingsmethoden blijven mogelijk als beide partijen het eens zijn, op voorwaarde dat ze dezelfde norm EN 16931 respecteren.

In Frankrijk wordt Peppol gebruikt, maar de verplichting verloopt via Goedgekeurde Platforms(PA) die kunnen steunen op Peppol of andere standaarden.

De verplichting geldt voor alle Belgische bedrijven die aan de btw zijn onderworpen, ongeacht hun grootte: grote bedrijven, KMO's, zelfstandigen, vzw's en patrimoniale vennootschappen met een actief btw-nummer.

Zijn uitgesloten van de verplichting tot uitgifte:

• De vrijgestelde handelingen krachtens artikel 44 van de BTW-wet (bepaalde medische beroepen, onderwijs, enz.)
• De belastingplichtigen die niet in België zijn gevestigd zonder vaste inrichting
• De facturen bestemd voor particuliere klanten (B2C)
• De grensoverschrijdende transacties (voorlopig)

Let op: ook al factureert u alleen aan particulieren, u moet technisch in staat zijn om elektronische facturen van uw leveranciers te ontvangen.

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 voorziet in een schaal van administratieve boetes :

• €1.500 voor een eerste overtreding
• €3.000 voor een tweede overtreding
• €5.000 per volgende overtreding

Een tolerantieperiode van januari tot maart 2026 is verleend, maar alleen onder strikte voorwaarden: het bedrijf moet bewijzen dat het redelijke stappen tijdig heeft ondernomen en dat de vertraging buiten zijn wil ligt.

Om toegankelijk te zijn op het Peppol-netwerk, moet een bedrijf beschikken over een Peppol ID, een uniek identificatienummer dat is gekoppeld aan het Belgische btw-nummer (dat overeenkomt met het BCE-nummer). Dit identificatienummer wordt gegenereerd via software of een ERP dat is verbonden met een gecertificeerd Peppol Access Point.

De concrete stappen :

• Controleer of uw boekhoudsoftware of ERP (zoals Odoo) Peppol en het Peppol BIS-formaat ondersteunt
• Activeer de verbinding met een Peppol Access Point via uw softwareleverancier
• Verkrijg uw Peppol ID en activeer deze voor verzending en ontvangst
• Test met enkele zakelijke partners voordat u in productie gaat

De lijst van software die is goedgekeurd door de Belgische Peppol Autoriteit is beschikbaar op de officiële website bosa.belgium.be.

Parallel aan e-facturatie is België van plan een systeem van e-Reporting in quasi-real time in te voeren in 2028. Dit systeem valt onder de Europese richtlijn ViDA (BTW in het Digitale Tijdperk).

Concreet zullen de gegevens van elektronische facturen die via Peppol worden verzonden automatisch aan de Belgische belastingdienst worden doorgegeven, zonder extra stappen van de bedrijven. Peppol vormt de ruggengraat van dit toekomstige systeem voor realtime fiscale rapportage.

De hervorming betreft alle bedrijven die aan de btw zijn onderworpen, gevestigd in Frankrijk, die B2B-transacties uitvoeren met andere Franse bedrijven. Dit omvat micro-ondernemingen, zelfs met een vrijstelling van de basis btw.

Uitsluitingen zijn:

• B2C-relaties (facturen aan particulieren)
• Non-profitorganisaties zonder economische activiteit
• Bedrijven die niet in Frankrijk zijn gevestigd voor hun internationale B2B-activiteiten
• Bepaalde vrijgestelde handelingen van btw (gezondheidszorg, onderwijs, verzekering, enz.) — maar deze bedrijven blijven onderworpen aan de ontvangstplicht

Een Goedgekeurde Platform (PA), voorheen bekend als PDP (Partner Digitaliseringsplatform), is een dienstverlener die door de staat (via de DGFiP) is geregistreerd om de overdracht van elektronische facturen en e-reporting te beheren.

Zijn rol is om:

• Elektronische facturen tussen bedrijven uit te geven, te verzenden en te ontvangen
• Fiscale gegevens aan de administratie te extraheren en te verzenden (e-reporting)
• Veilige archivering van facturen te waarborgen

Ja, het gebruik ervan is verplicht vanaf 1 september 2026. Bedrijven kunnen geen elektronische facturen rechtstreeks tussen elkaar uitwisselen zonder een PA. De officiële lijst van geregistreerde PA's is raadpleegbaar op impots.gouv.fr.

De planning is geleidelijk:

• 1 september 2026:Verplichting om elektronische facturen te ontvangen voor alle bedrijven(ongeacht hun grootte). Grote bedrijven (GE) en ETI hebben ook de verplichting omuit te gevenvanaf deze datum.
• 1 september 2027:Verplichting om uit te geven van elektronische facturen uitgebreid naar KMO's, MKB's en micro-ondernemingen.

Belangrijk:Ook al treedt de verplichting tot uitgifte pas in 2027 in werking voor kleine structuren, moeten alle bedrijven zich vóór 1 september 2026 registreren bij een goedgekeurd platform om facturen van hun leveranciers GE en ETI te kunnen ontvangen.

Drie gestructureerde formaten worden aanvaard:

• Factur-X: Hybride Frans-Duits formaat (PDF + ingebedde XML). Aanbevolen omwille van de gelijktijdige leesbaarheid voor mens en machine.
• UBL (Universal Business Language): Internationaal XML-formaat, ook gebruikt op het Peppol-netwerk.
• CII (Cross Industry Invoice): Internationaal XML-formaat volgens de UN/CEFACT-norm.

Vier nieuwe verplichte vermeldingen moeten ook op alle facturen staan vanaf 1 september 2026 (SIREN-nummer, leveringsadres, enz.). Odoo beheert deze formaten van nature en kan worden geconfigureerd om ze automatisch te genereren.

Naast e-invoicing (uitgifte en ontvangst van facturen), verplicht de Franse hervorming de e-Reporting: de automatische overdracht aan de belastingadministratie van transactie- en betalingsgegevens.

Dit betreft met name:

• B2C-transacties (verkopen aan particulieren)
• Transacties met buitenlandse bedrijven die niet in België zijn gevestigd
• Betalingsgegevens die verband houden met B2B-facturen

Het goedgekeurde platform dat door het bedrijf is gekozen, is verantwoordelijk voor het doorgeven van deze gegevens aan het Publiek Facturatieportaal (PPF), dat de informatie voor de DGFiP centraliseert.

Ja.Odoo ondersteunt van nature het Peppol-netwerk en de vereiste elektronische facturatieformaten in België en Frankrijk. Het platform bevat een module voor elektronische facturatie die het mogelijk maakt:

• Facturen te genereren in het Peppol BIS 3.0-formaat (België) of Factur-X/UBL (Frankrijk)
• De verbinding met een gecertificeerd Peppol Access Point
• Het verzenden en ontvangen van facturen via het Peppol-netwerk rechtstreeks vanuit de Odoo-interface
• De automatische en conforme archivering van facturen

Voor Frankrijk kan Odoo worden verbonden met een gecertificeerd goedgekeurd platform om volledige conformiteit te waarborgen, inclusief e-reporting.

Niet noodzakelijk. Als uw huidige software compatibel is met Peppol (België) of de goedgekeurde platforms (Frankrijk), kan een update of configuratie voldoende zijn.

Als uw oplossing niet compatibel is, is dit de ideale kans om over te stappen naar een compleet en duurzaam ERP zoals Odoo, dat de e-facturering standaarden van nature integreert. De kosten voor conformiteit kunnen beperkt zijn: vaak gaat het om een lage abonnementsprijs voor een Access Point en enkele uren configuratie.

In België stelt een tijdelijke fiscale ondersteuningsmaatregel zelfs in staat om 120 %van de kosten voor de implementatie van e-facturering (software, abonnement, advies, training) af te trekken.

Als gecertificeerde Odoo Gold partner ondersteunt Nalios Belgische en Franse bedrijven in elke fase van hun overgang:

• Audit & diagnose: evaluatie van uw huidige systeem en uw facturatiestromen
• Native Peppol-configuratie in Odoo: directe integratie in uw workflows, zonder externe systemen
• Kiezen en verbinden van het Access Point: selectie en configuratie van het Peppol-toegangspunt of het geschikte goedgekeurde platform
• Training van uw teams: volledige begeleiding, zonder terugkerende ondersteuningskosten
• Conformiteitsgarantie: uw facturen voldoen aan de wettelijk vereiste formaten in België en Frankrijk

Nalios heeft kantoren in België (Wallonië, Vlaanderen) en in Frankrijk (Parijs, Rijsel, Nantes, Rouen, Cannes, Antillen-Guyane), met lokale experts die de specifieke regelgeving van elk land beheersen.

De overgangsduur hangt af van uw startpositie:

• Odoo al in gebruik: enkele dagen tot enkele weken om Peppol te activeren en configureren, een Access Point aan te sluiten en te testen met uw zakelijke partners.
• Migratie vanaf een ander ERP: enkele weken tot enkele maanden, afhankelijk van de complexiteit van uw huidige systeem.
• Volledige Odoo-implementatie: van 1 tot 6 maanden, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de gewenste functionele reikwijdte.

In alle gevallen raadt Nalios aan niet te wachten tot de laatste weken voor de wettelijke deadline. De testfase met uw partners en leveranciers vereist een minimum aan voorbereiding.