Odoo-expert: Optimaliseer uw processen

U kunt Odoo zelf installeren, en voor een kleine organisatie die slechts één of twee standaardapplicaties gebruikt, is dat perfect haalbaar. We zeggen het zonder omwegen omdat het waar is.

De behoefte aan een integrator ontstaat zodra meerdere diensten dezelfde basis delen. Wat tijd kost is niet de installatie, maar het maken van beslissingen over de structuur voordat de eerste invoer plaatsvindt: het rekeningschema, de analytische structuur, de meeteenheden, de toegangsrechten, wie wat invoert en wanneer. Deze beslissingen zijn daarna moeilijk te wijzigen, en dat is wat een project dat zes maanden duurt van herwerkingen onderscheidt.

De andere bijdrage, minder zichtbaar, is weten wat je niet moet doen: de gewoonten van uw oude software in Odoo reproduceren, of specifieke ontwikkelingen voor een behoefte die de standaard al op een andere manier dekt.

Odoo classificeert zijn partners in niveaus, van het meest elementaire tot het hoogste, op basis van het aantal gecertificeerde consultants en het volume van uitgevoerde projecten. Nalios is Gold Partner, een van de hoogste niveaus, en onze consultants zijn gecertificeerd van versie 8 tot versie 19.

Concreet betekent dit voor u: directe toegang tot de ondersteuningskanalen van de uitgever wanneer een probleem de configuratie overstijgt, kennis van de komende ontwikkelingen voordat ze worden uitgebracht, en consultants wiens vaardigheden zijn gecontroleerd op elke versie in plaats van alleen maar geclaimd.

Dat gezegd hebbende, een certificering is geen garantie voor resultaat. Het bewijst de technische bekwaamheid, niet het begrip van uw vak. Onze twee adviezen, geldig voor elke dienstverlener, inclusief ons: vraag om referenties in uw sector, en vraag om te spreken met een klant wiens project moeilijkheden heeft ondervonden. Dit is informatiever dan een lijst met logo's.

Onze methode bestaat uit vier stappen.

De analyse. Wij beginnen met uw processen en uw irritaties, niet met een lijst van modules. Deze stap dient om het project te kaderen en samen te beslissen over de beste manier om Odoo bij u te gebruiken.

De migratie. Wij installeren Odoo en nemen uw gegevens over, om te starten op een schone en veilige basis. De kwaliteit van uw startgegevens bepaalt de verdere gang van zaken: vaak wordt hier de tijdlijn bepaald.

De integratie. Wij configureren de tool op uw werkelijke processen, waarbij we eerst de mogelijkheden van de standaard uitputten voordat we enige ontwikkeling overwegen.

De optimalisatie. Eenmaal in productie verbeteren we de stromen, automatiseren we wat geautomatiseerd kan worden en benutten we wat u nog niet heeft gebruikt.

Tussen de integratie en de optimalisatie is er een moment dat we nooit verwaarlozen: de training van uw teams en de eerste weken van echt gebruik. Daar wordt de adoptie beslist, en een technisch perfect project dat niemand gebruikt, blijft een mislukt project.

Ja, en dat is een belangrijk deel van ons werk. Odoo heeft een volledige programmeerinterface, waardoor het kan worden verbonden met de meeste tools op de markt.

De meest voorkomende gevallen bij onze klanten: de verbinding met banken voor de synchronisatie van afschriften, de uitwisseling met uw boekhouder of uw sociaal secretariaat, een bestaande online winkel, een reeds geïmplementeerde tool, en de uitwisselingen met zakelijke partners. Over dit laatste punt publiceren we onze eigen connector, de Nalios EDI Connector, gepubliceerd op de Odoo Apps Store, die EDI-uitwisselingen beheert via FTP, SFTP, webhook en AS2 in de formaten EDIFACT, XML, JSON en CSV. Elektronische facturatie via het Peppol-netwerk maakt ook deel uit van onze actuele onderwerpen.

De vraag die we systematisch stellen voordat we iets verbinden: moet deze tool echt blijven? Een interface is een element dat moet worden onderhouden bij elke versie-upgrade. Soms is het behouden de juiste beslissing, soms was de tool er alleen omdat het oude systeem het niet kon.

Er is geen nuttige gemiddelde duur, omdat de bepalende factor bijna nooit de grootte van het bedrijf is.

Drie elementen beïnvloeden de planning veel meer dan uw aantal gebruikers: de staat van uw gegevens die moeten worden overgenomen, het aantal werkelijk verschillende processen dat moet worden gedekt, en de beschikbaarheid van uw teams om deze te valideren. De derde is degene die niemand anticipeert: een project vertraagt zelden door het hulpmiddel, het vertraagt omdat de persoon die het rekeningschema of de nomenclaturen moet valideren in productie is.

U heeft een unieke en stabiele contactpersoon, die uw dossier kent. Dit is de eerste klacht die aan integrators op deze markt wordt gemaakt, en daarom besteden wij geen van onze expertise uit: alles wordt uitgevoerd door ons interne team, met directe verantwoordelijkheid.

Concreet wordt het project beheerd door regelmatige voortgangspunten, een schriftelijke en goedgekeurde scope bij elke stap, en demonstraties op uw eigen gegevens in plaats van op een demonstratieset. Wij verplichten ons om binnen de 8 uur op uw vragen te antwoorden gedurende de hele duur van het project.

Van uw kant is er één voorwaarde die zwaarder weegt dan alle andere: wijs een interne projectverantwoordelijke aan. Geen informaticus, maar iemand die uw processen kent en de mandaat heeft om beslissingen te nemen. Zonder deze rol komt elke beslissing terug en rekt het project zich uit.

Ons einddoel is expliciet: dat u autonoom bent. Uw teams worden opgeleid om het hulpmiddel te beheren zonder van ons afhankelijk te zijn bij elke wijziging.

Een Odoo-budget bestaat uit drie elementen die we moeten onderscheiden, omdat ze niet op dezelfde plek terechtkomen.

De licenties, rechtstreeks gefactureerd door Odoo op basis van het aantal gebruikers en de gekozen editie. Ze zijn niet afhankelijk van ons.

De integratie, dat wil zeggen ons werk van afbakening, configuratie, gegevensovername en training. Dit is het meest variabele deel, en datgene dat na de analyse wordt gekwantificeerd.

De opvolging, eenmaal in productie: de evoluties, de ondersteuning en de versiesprongen.

Wat echt de tweede post doet variëren: het aantal verschillende processen dat moet worden gedekt, de kwaliteit van de over te nemen gegevens, het aantal interfaces dat moet worden gemaakt, en de omvang van maatwerk. Over dit laatste punt is onze positie constant: elke specifieke ontwikkeling is een schuld die u aflost bij elke versie-upgrade, en Odoo publiceert er één per jaar. We benutten de standaard voordat we een regel code schrijven.

Ja, en dat is wat we in de meeste gevallen aanbevelen. Het is zelfs een van de belangrijkste voordelen van Odoo: de applicaties delen dezelfde basis, dus het toevoegen van een later vereist geen migratie of nieuwe interface.

De meest voorkomende start betreft de commerciële en financiële basis, verkoop, inkoop en boekhouding, voordat we uitbreiden naar voorraad, productie of human resources.

Een precisie die teleurstellingen voorkomt: klein beginnen betekent niet dat je niets beslist. Bepaalde keuzes die bij de start worden gemaakt, bepalen wat je later kunt doen, in het bijzonder de analytische structuur en de manier waarop je je artikelen en klanten codeert. We kaderen ze vanaf de eerste stap, zelfs voor de modules die je pas over twee jaar zult installeren.

Ja, en we ontwikkelen ze, inclusief modules die we publiceren in de Odoo Apps Store zoals onze EDI-connector.

Maar onze reflex is het tegenovergestelde van wat je van een dienstverlener zou verwachten. Voor elke ontwikkeling zoeken we drie dingen: doet de standaard het anders, doet een bestaand module in het ecosysteem het al, en komt de vraag voort uit een echte behoefte of uit de gewoonte van de oude software. In de meeste gevallen ligt het antwoord in een van de drie.

Wanneer de ontwikkeling gerechtvaardigd is, bouwen we deze op een manier die bestand is tegen versie-upgrades, en we vertellen je wat het zal kosten om te onderhouden. Een op maat gemaakte module is nooit gratis na levering, en dat is het deel dat de offertes vergeten te vermelden.

De twee verzoeken die we bijna systematisch weigeren: het identiek reproduceren van het scherm van je oude software, en het ontwikkelen van een rapport dat de standaard al in een andere vorm produceert. In beide gevallen is de echte vraag een behoefte aan referentiepunten, en dat wordt opgelost door training.