Les nouveautés IA dans Odoo Documents
La gestion documentaire fait souvent perdre un temps précieux aux entreprises : trop de clics, trop de vérifications manuelles, et un risque constant d’erreurs.
Grâce à la nouvelle IA intégrée à l’application Documents d’Odoo, ce processus devient plus rapide, plus intelligent et plus fiable, à condition de lui donner les bons prompts. Résultat : un gain de temps considérable, tout en gardant le contrôle sur vos informations sensibles.
Et si vous souhaitez aller plus loin dans l'automatisation de vos flux documentaires, les équipes de Nalios, agence intégratrice Odoo, peuvent vous aider à configurer ces règles selon vos processus métier.
Un espace documentaire intelligent et collaboratif
L’application Documents d’Odoo se présente comme un véritable espace de travail collaboratif pour centraliser et organiser vos fichiers. Vous y retrouvez :
- Un drive personnel pour vos documents propres.
- Des dossiers partagés avec des collaborateurs spécifiques.
- Le drive de l’entreprise.
Vous pouvez ajouter des fichiers dans l’application de plusieurs façons : en les chargeant directement, par un simple glisser-déposer, ou encore en envoyant une pièce jointe à l’adresse email alias dédiée.
Ensuite, Odoo AI s’occupe du reste. Grâce à vos prompts (vos instructions), les documents :
- peuvent être reconnus (par exemple : si le nom du client du document est mon entreprise, il s'agit d’une facture fournisseur, sinon il est traité comme une facture client).
- peuvent être triés (par exemple : ils peuvent être envoyés dans des dossiers spécifiques).
- peuvent être associés à des étiquettes (par exemple : si un document contient plusieurs factures, Odoo ajoute automatiquement l’étiquette “à séparer”).
- peuvent passer par une étape de validation (par exemple : toute facture au-dessus de 5.000 euros déclenche une activité d’approbation assignée à un utilisateur spécifique).
- peuvent même générer des enregistrements (par exemple : création de factures).
Veuillez noter que l’IA peut tourner à la fréquence de votre choix, ou à la suite d'un déclenchement manuel via l’action “Auto-sort”.
Bonnes pratiques pour rédiger des prompts efficaces
A) Pour tirer le meilleur parti de l’IA d’Odoo Documents, il est essentiel de structurer vos prompts de manière claire et hiérarchisée. Par exemple :
- Si le document est une facture, classe-le dans le dossier Finance ;
- Si c’est un contrat ou un document légal, envoie-le dans le dossier Juridique.
Cette organisation garantit que chaque type de fichier trouve automatiquement sa place. N’hésitez pas non plus à ajouter des sous-points si cela s’avère nécessaire.
B) Ajouter des champs dynamiques ou des enregistrements dans le prompt (via ‘/’) pour récupérer des informations de la base de données.
C) Ajouter des actions à réaliser par l’IA dans la section ‘What actions can the AI take’ (ex.: créer une facture fournisseur, ajouter un tag, créer une activité, ...). Si l’action n’existe pas, il est possible d’en créer une (taper le nom de l’action et cliquer sur ‘Créer et modifier’).
D) Autre bonne pratique : prévoir un “filet de sécurité” en orientant les documents non reconnus vers un dossier de contrôle (to review). Par exemple : 3 → si ce n’est rien de tout cela, place-le dans le dossier “À vérifier”. Vous gardez ainsi la main sur la logique métier, tout en réduisant au maximum l’intervention humaine.
E) Enfin, pour une gestion fluide, pensez à ajouter des prompts spécifiques pour les cas particuliers comme la détection de fichiers qui contiennent plusieurs documents, ou le déclenchement d’une validation manuelle, par exemple, pour les factures au-delà d'un certain montant.
Exemples de prompts
Pour plus d’inspiration, voici des exemples de prompts :
En savoir plus sur les auteurs de l'article :
Anouck Lambert
Business Analyst
Anouck travaille chez Nalios Wallonie depuis presque trois ans. En tant que Business Analyst, elle mène des implémentations Odoo de bout en bout et conseille les équipes sur les bonnes pratiques e-mail afin de garantir des communications fiables.
Clémence de Wouters
Business Analyst
Clémence a rejoint Nalios Suisse en septembre 2024. En tant que Business Analyst, elle accompagne ses clients dans la mise en place d’Odoo. Ce qu’elle apprécie le plus dans son métier, c’est la résolution de problèmes et le contact direct avec les clients, les aider à optimiser leur gestion quotidienne et à gagner du temps grâce à des solutions efficaces.