Inved centraliseert zijn activiteiten met Odoo en Nalios

Inved begeleidt particuliere investeerders tijdens hun volledige vastgoedinvesteringsproces, van A tot Z. Het bedrijf helpt zijn klanten om opportuniteiten te identificeren, hun projecten te structureren en mogelijkheden te benutten waar ze zelf misschien niet aan hadden gedacht.

Bij Inved is Yago sinds de beginjaren verantwoordelijk voor de operationele werking. Zijn rol bestaat erin om de dagelijkse activiteiten te beheren, de prestaties van de teams te verbeteren en interne processen te optimaliseren.

Zijn doel is duidelijk: het leven van de teams eenvoudiger, vlotter en comfortabeler maken.

Naarmate de activiteit groeide, werd Inved al snel geconfronteerd met een uitdaging die veel groeiende bedrijven herkennen: te veel verschillende tools, te veel verspreide data en een steeds grotere moeilijkheid om de activiteit op een betrouwbare manier aan te sturen.

Het antwoord: Odoo, geïmplementeerd met de begeleiding van Nalios.

Het oorspronkelijke probleem: te veel tools, te weinig zichtbaarheid

Voor Odoo gebruikte Inved verschillende aparte oplossingen om zijn activiteiten te beheren.

• Een tool voor online ondertekenen
• Een boekhoudprogramma
• Een hulpmiddel voor personeelsbeheer
• Een tool voor salarisadministratie
• Google Spreadsheets voor het bijhouden van bepaalde gegevens
• en soms ook andere tabellen om de gegevensstromen te voltooien.

Elk hulpmiddel voldeed aan een specifieke behoefte. Maar in de praktijk was de informatie verspreid over meerdere systemen.

“Mijn grootste probleem was dat ik moeite had met het verzamelen van gegevens, omdat alles niet op één plek stond.”

Voor Inved ging het niet alleen om de kosten of het gebruiksgemak. De echte uitdaging was om de activiteiten van begin tot eind te kunnen volgen, met betrouwbare, gecentraliseerde en bruikbare gegevens.

Vóór Odoo moest bepaalde informatie handmatig opnieuw worden verwerkt. Teams moesten soms werken met tools die niet waren ontworpen voor hun specifieke toepassing.

Zo werd het CRM bijvoorbeeld beheerd met een tool die oorspronkelijk was ontwikkeld voor e-mailcampagnes. Die oplossing voldeed misschien op korte termijn, maar bleek al snel te beperkt toen het bedrijf zijn processen moest structureren.

“We werkten met Google Sheets en Notion-tabellen om alles aan elkaar te knopen. Dat werkt een tijdje, maar op een bepaald moment moet je toch wat professioneler worden.”

Waarom Odoo? Centraliseren, vereenvoudigen en flexibel blijven

In de zoektocht naar een ERP dat de operationele werking kon centraliseren, kwam Inved bij Odoo terecht.

Een eerste voordeel was de prijs-kwaliteitverhouding. Volgens Diego biedt Odoo een zeer brede functionele dekking voor een toegankelijke prijs.

Maar de echte verandering zit ergens anders: alle informatie bevindt zich nu in één centrale omgeving.

“Alle informatie op één plaats hebben, dat verandert mijn leven.”

Vandaag gebruikt Inved Odoo om heel wat aspecten van zijn activiteit te centraliseren:

• boekhouding
• paie
• lonen
• medewerkers
• materiaal
• CRM
• verkoop
• offertes
• facturatie
• projecten
• feuilles de temps
• verlof
• afwezigheden
• tableaux de bord/reporting
• pvolging van commerciële commissies

Elk team gebruikt de modules die het nodig heeft. Het salesteam werkt voornamelijk met CRM en offertes. De experten gebruiken vooral projecten. Het administratieve team haalt veel voordeel uit de centralisatie van boekhouding en HR.

Deze aanpak zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de juiste informatie, zonder het aantal tools te vermenigvuldigen of de dagelijkse werking complexer te maken.

Concrete resultaten in de dagelijkse werking

Een veel vlottere boekhouding

Voor Odoo werden sommige boekhoudkundige taken bijna drie keer uitgevoerd.

Informatie werd ingevoerd in de boekhoudsoftware, daarna overgenomen in Google Sheets om de cashflow op te volgen, statistieken te maken of bepaalde gegevens te consolideren.

Met Odoo heeft Inved deze dubbele en driedubbele invoer sterk verminderd.

“Vroeger deden we de boekhouding bijna drie keer. Nu doen we het niet alleen niet meer dubbel of driedubbel, maar bovendien neemt de boekhouding heel weinig tijd in beslag.”

Voor Yago is de verandering vooral zichtbaar binnen de administratieve afdeling.

“We doen boekhouding zonder dat we beseffen dat we boekhouding doen. Dat is ongelooflijk.”

Deze winst beperkt zich niet tot tijdsbesparing. Ze helpt ook om fouten te verminderen, data betrouwbaarder te maken en administratief werk vlotter te laten verlopen voor de teams.

Toegang tot data in realtime

Een andere grote verandering heeft te maken met de toegang tot data.

Voor Odoo moesten verkoopgegevens worden overgenomen in Google Sheets en moesten opvolgingstabellen manueel opnieuw worden opgebouwd.

Vandaag zijn die gegevens rechtstreeks beschikbaar in de Odoo-dashboards.

“Nu heb ik een tabel in het dashboard, met data in realtime. Alleen al daarmee bespaar ik elke week een uur.”

Die centralisatie helpt Inved niet alleen om tijd te besparen, maar ook om sneller beslissingen te nemen. Informatie moet niet langer manueel worden geconsolideerd voordat ze geanalyseerd kan worden.

Ze is rechtstreeks beschikbaar in het systeem, op de juiste plaats, op het juiste moment.

Geautomatiseerd beheer van commissies

Ook het beheer van commerciële commissies was vroeger een manueel proces.

Elke maand moesten de commissies verkoper per verkoper berekend worden. Dat vroeg tijd, aandacht en bracht een risico op fouten met zich mee.

Met Odoo kan Yago vandaag een commissietabel raadplegen waarin alles automatisch berekend wordt.

“Nu ga ik naar mijn commissietabel en alles is berekend. Vroeger moesten we dat elke maand manueel doen voor elke verkoper.”

Dit is een concreet voorbeeld van wat een goed geconfigureerd ERP kan opleveren: repetitieve taken automatiseren, manuele herwerkingen verminderen en teams een duidelijk zicht geven op hun indicatoren.

Waarom Nalios? Begeleiding om de juiste keuzes te maken

Een ERP implementeren betekent niet gewoon software installeren. Het vraagt inzicht in de behoeften, structurering van processen en de juiste keuzes vanaf het begin.

Daarom koos Inved ervoor om zich te laten begeleiden door Nalios.

In het begin kende Yago het Odoo-ecosysteem nog niet in detail. Hij wist dat er partners bestonden, maar zag nog niet volledig het verschil tussen een begeleide implementatie en alles zelf opzetten.

Nalios hielp ook om een vooroordeel te doorbreken: Odoo is geen simplistische tool. Het is een oplossing die een brede waaier aan behoeften kan afdekken, op voorwaarde dat ze goed doordacht en goed geïmplementeerd wordt.

“Voor ik Odoo kende, zag ik het meer als een eenvoudige tool. Nalios heeft dat beeld echt doorbroken door uit te leggen dat we er alles mee konden doen, met concrete voorbeelden.”

Odoo aanpassen aan de processen, maar ook de processen aanpassen aan Odoo

Een van de belangrijkste lessen van het project gaat over de manier waarop je een ERP moet benaderen.

In het begin wilde Yago Odoo aanpassen aan zijn bestaande processen. Dat is een natuurlijke reflex: een bedrijf kent zijn gewoontes, werkwijzen, bestanden en interne stappen.

Maar een ERP-project is ook een kans om bepaalde processen in vraag te stellen.

Nalios begeleidde Inved in die denkoefening:

• Wanneer is het raadzaam om Odoo te implementeren?When to adapt Odoo ? 
• Wanneer is het beter om het interne proces te vereenvoudigen of te herzien?When is it better to simplify or revise the internal process? 
• En hoe kunnen we voorkomen dat we in Odoo weer gewoontes aanleren die niet per se de meest efficiënte waren?

“In het begin wilde ik Odoo absoluut aanpassen aan mijn processen. Nalios heeft me geleerd dat dat niet altijd de juiste aanpak is.”

Na verloop van tijd leerde Diego ook om bepaalde processen aan Odoo aan te passen. Niet om beperkt te worden door de tool, maar om te profiteren van goede praktijken die al in het systeem voorzien zijn.

“Het heeft me ook geholpen om mijn eigen processen op te kuisen. Ik zou het waarschijnlijk verkeerd hebben aangepakt als ik alles alleen in mijn hoek had gedaan.”

Dat is een centraal punt in een ERP-project: de waarde komt niet alleen uit de software. Ze komt ook uit het vermogen om workflows te structureren, onnodige complexiteit weg te nemen en de manier van werken te professionaliseren.

Een project dat blijft evolueren

Voor Inved is Odoo geen vaststaand project.

Zodra de basis gelegd was, bleef de tool evolueren met de behoeften van het bedrijf, de groei van de teams en de vragen van de verschillende afdelingen.

“Een CRM is nooit af.”

Vandaag is Yago veel zelfstandiger dan in het begin. Toch blijft hij regelmatig contact houden met Nalios om vragen te stellen, bepaalde ideeën af te toetsen of de beste manier te vinden om een nieuwe functionaliteit toe te voegen.

“Ik stel graag nog altijd de vraag: misschien is er een andere manier om te doen wat ik wil doen.”

Doorheen de tijd heeft Inved een volledig ecosysteem rond Odoo opgebouwd. Het systeem is verbonden met andere applicaties, onder andere om meldingen te ontvangen of bepaalde flows te automatiseren.

Er werden ook aanpassingen gedaan om te beantwoorden aan heel concrete behoeften van de teams: extra velden, automatiseringen, aangepaste weergaven, opvolging per dag en integraties met andere tools.

Dankzij deze logica van continue verbetering kan het ERP mee evolueren met het bedrijf, zonder dat er bij elke nieuwe behoefte van nul moet worden herbegonnen.

Wat Inved onthoudt

Voor Inved is de verandering duidelijk: Odoo heeft Inved geholpen om zijn informatie te centraliseren, tijd te besparen en zijn processen te professionaliseren.

De belangrijkste voordelen zijn:

• betere zichtbaarheid op data;
• minder dubbele invoer;
• vlottere boekhouding;
• automatisch berekende commissies;
• dashboards in realtime;
• meer autonomie voor de teams;
• een tool die kan meegroeien met het bedrijf.
  

En vooral: een echte vereenvoudiging van het dagelijkse werk.

Vandaag raadt Yago Odoo aan in zijn netwerk zodra een bedrijf te maken heeft met beheer- of structureringsproblemen.

“Zodra een bedrijf een beheerprobleem heeft, raad ik meteen Odoo aan, omdat ik weet dat het voor hen alles kan veranderen.”

Ook over Nalios is zijn feedback zeer positief.

“De ervaring was echt super, dus ik kan hen alleen maar aanbevelen.”

Wat deze success story ons leert

Informatie centraliseren verandert de manier waarop een bedrijf wordt aangestuurd

Wanneer data verspreid zit over verschillende tools, wordt het moeilijk om een betrouwbaar beeld van de activiteit te krijgen.

Odoo maakt het mogelijk om de belangrijkste workflows samen te brengen in één omgeving en toegang te geven tot informatie die duidelijker, sneller en beter bruikbaar is.

Data is vaak het echte onderwerp achter een ERP-project

Het probleem is niet altijd meteen zichtbaar.

Soms denken bedrijven dat ze gewoon een tool moeten vervangen, terwijl de echte behoefte ligt in het beter structureren van data, workflows en reporting.

Bij Inved was de centralisatie van data een van de grootste hefbomen voor verandering.

Een goed ERP moet manuele taken verminderen

Dubbele invoer, parallelle Google Sheets, manuele berekeningen van commissies, herwerkingen in de boekhouding…

Deze taken vragen tijd en verhogen het risico op fouten.

Door processen te centraliseren, helpt Odoo om een deel van deze acties te automatiseren en tijd vrij te maken voor werk met meer toegevoegde waarde.

De rol van de partner is ook om processen uit te dagen

Een goede integrator kopieert niet zomaar oude processen naar een nieuwe tool.

Hij helpt het bedrijf ook om te bepalen wat vereenvoudigd, gestandaardiseerd of verbeterd kan worden.

Dat heeft Inved niet alleen geholpen om Odoo aan te passen aan zijn manier van werken, maar ook om zijn eigen processen te laten evolueren.

Een ERP groeit mee met het bedrijf

De implementatie van Odoo is geen eindpunt.

Het is een basis waarop het bedrijf verder kan bouwen: nieuwe automatiseringen, nieuwe weergaven, nieuwe integraties en nieuwe businessbehoeften.

Deze aanpak van continue verbetering zorgt ervoor dat de tool afgestemd blijft op de groei van het bedrijf.

>> Neem contact met ons op om uw project te bespreken <<

Inved, expertise en advies op het gebied van onroerend goed.

Nalios, gecertificeerd Odoo-integrator, gespecialiseerd in het begeleiden van kleine en middelgrote ondernemingen bij hun digitale transformatie.