Entreprise
Secteur d'activité
Applications Odoo
Urbagestion SA
Facility Management
Assistance, Sergice sur site, Maintenance, Comptabilité, Ventes, Abonnements, Employés, Congés, Notes de frais, Feuilles de temps
Urbagestion, un acteur de niche dans la gestion de quartier
Urbagestion a été fondée il y a six ans par Thomas Maiburg et son associé Rafael Pinto. L'entreprise, active principalement en Suisse romande, s'est positionnée sur un marché de niche : la gestion de quartier, à la croisée du facility management et de la gestion de copropriété.
Comme l'explique Thomas Maiburg, CEO d'Urbagestion : aucune régie immobilière ni société de facility management ne couvrait vraiment ce créneau spécifique au moment de la création de l'entreprise. Urbagestion a donc construit une offre hybride, pensée pour répondre à ce besoin précis.
Une croissance qui a fait exploser le nombre d'outils utilisés
Les débuts sur Excel
Comme beaucoup d'entreprises qui démarrent à deux, Urbagestion a d'abord géré l'ensemble de son activité sur Excel : facturation, suivi comptable, demandes clients. Une solution suffisante à petite échelle, mais rapidement dépassée par la croissance de l'entreprise.
L'accumulation progressive de logiciels
Au fil du recrutement et de la professionnalisation de l'équipe, Urbagestion a intégré de nouveaux outils, un par un, pour répondre à des besoins spécifiques :
- Un logiciel pour la gestion du personnel
- Un logiciel pour la comptabilité et la gestion des débiteurs
- Une fiduciaire externe pour les créditeurs
- Un outil pour la gestion du temps de travail
- Un outil dédié aux signatures électroniques
Résultat : six logiciels différents, chacun performant dans son domaine, mais sans réelle communication entre eux. Une situation courante chez les PME en croissance, mais qui génère une dispersion de l'information et une perte de temps considérable au quotidien.
Le point faible identifié : l'absence de suivi des demandes clients
Malgré cette multiplication d'outils, un besoin restait non couvert : le suivi structuré des demandes clients. Urbagestion gérait ces échanges de façon informelle, sans traçabilité claire des délais ni des actions entreprises.
Ce manque a fini par être directement pointé du doigt par les clients eux-mêmes, poussant l'entreprise à chercher activement une solution.
De la recherche d'un outil à la découverte d'Odoo
En cherchant sur internet un logiciel de gestion des demandes clients, Thomas Maiburg est tombé sur Odoo. Son intention initiale était simple : trouver un outil dédié uniquement à ce suivi.
Mais le potentiel d'Odoo s'est rapidement révélé bien plus large. L'entreprise a compris qu'elle pouvait, à terme, remplacer l'intégralité de ses logiciels par une seule plateforme intégrée.
« On a réalisé qu'on pouvait mettre à la poubelle tous nos anciens logiciels et rester avec un seul : Odoo. » — Thomas Maiburg, CEO d'Urbagestion
Une mise en place structurée autour de deux référents internes
Pour mener à bien cette transition, Urbagestion a désigné deux points de contact internes (SPOC), chacun responsable d'un périmètre distinct :
- Thomas Maiburg (CEO) : pilotage de la mise en place de la comptabilité
- Nathalie Flemming (responsable opérationnelle) : déploiement des modules Assistance et Service sur site
Cette répartition a permis d'avancer en parallèle sur plusieurs chantiers, tout en gardant une vision claire des responsabilités de chacun.
Les modules Odoo déployés chez Urgabestion
Assistance : centraliser le suivi des demandes clients
Le module Assistance répond directement au besoin initial d'Urbagestion : le suivi des demandes formulées par email par les clients. Chaque demande est désormais tracée, assignée et suivie jusqu'à sa résolution, ce qui répond directement au reproche formulé auparavant par les clients de l'entreprise.
Service sur site : coordination des équipes terrain et facturation
En complément d'Assistance, le module Service sur site permet une communication directe avec les employés sur le terrain. Il permet de suivre les activités réalisées, les délais d'exécution, et d'assurer ensuite la facturation correspondante.
Nathalie Flemming, responsable opérationnelle, souligne à quel point cette communication est devenue fluide et rapide, que ce soit depuis un ordinateur ou directement depuis un téléphone portable.
Une comptabilité largement internalisée
Avant Odoo, Urbagestion se limitait à la facturation client en interne et déléguait la gestion des créditeurs à une fiduciaire externe. Avec Odoo, la quasi-totalité de la comptabilité est désormais gérée directement par l'équipe, à l'exception des salaires.
Ce changement a permis un gain de temps important, ainsi qu'une meilleure maîtrise des flux financiers de l'entreprise.
Un système d'abonnements automatisé
La mise en place d'un système d'abonnements, relié au module Ventes, a permis d'automatiser une partie de la facturation récurrente, réduisant encore la charge de travail manuelle.
Maintenance : la prochaine étape
Urbagestion prévoit également de déployer le module Maintenance, qui permettra de regrouper les équipements nécessitant des interventions régulières (alarmes incendie, extincteurs, etc.) et d'en planifier le suivi de façon structurée.
Les bénéfices concrets pour Urbagestion
Un gain de temps phénoménal
Le passage à un système intégré a permis d'éliminer une grande partie des tâches manuelles et redondantes, notamment au niveau de la comptabilité et du suivi des interventions.
Moins de facturation oubliée
Grâce au module Service sur site, les prestations réalisées sur le terrain sont systématiquement rattachées à une facturation, ce qui limite les oublis qui pouvaient exister auparavant.
Une communication plus fluide entre les équipes
La centralisation des informations facilite les échanges entre les équipes terrain et les responsables, avec un accès simple depuis un ordinateur ou un smartphone.
Une meilleure maîtrise budgétaire
En intégrant les fonctionnalités auparavant réparties sur plusieurs logiciels (comme Bexio ou Timmeo), Urbagestion a pu regrouper ses coûts logiciels sur une seule licence, pour un budget global équivalent, mais une intégration bien plus poussée.
Un outil accessible, malgré une phase de mise en place exigeante
Nathalie Flemming insiste sur la simplicité d'utilisation d'Odoo au quotidien, y compris pour des utilisateurs moins familiers avec les outils numériques récents. Elle souligne toutefois un point de vigilance : les implémentations se font en cascade, et la moindre erreur ou omission en amont peut avoir des répercussions plus tard dans le processus. La mise en place demande donc de la rigueur et du temps, mais le résultat est jugé à la fois convivial et utile.
Un témoignage qui illustre la force de centralisation d'Odoo
Le parcours d'Urbagestion est un exemple concret de la manière dont une PME peut passer d'un environnement fragmenté, avec six logiciels distincts, à une plateforme unique couvrant l'essentiel de ses besoins métiers : gestion des demandes clients, coordination des équipes terrain, facturation, comptabilité et bientôt maintenance des équipements.
Chez Nalios, nous accompagnons ce type de transformation en structurant chaque étape du projet, pour permettre aux entreprises de tirer pleinement parti du potentiel d'Odoo.
>> Contactez-nous pour échanger sur votre projet <<
Urbagestion, oeuvrant dans le facility management.
Nalios, Intégrateur Odoo certifié, spécialiste de l'accompagnement des PME dans leur transformation digitale.