Hoe EKI de chaos omzette in controle, met Odoo

EKI verwerkt rubber en schuim tot producten in vrijwel elke maat en vorm die een klant zich kan bedenken. Met zo'n groot en gevarieerd assortiment staat of valt de organisatie met soepel lopende processen. Finance manager Manon vertelt hoe EKI, samen met Nalios, teruggreep naar de Odoo-standaard - en wat dat concreet opleverde. 

01De uitdaging

Vijf jaar geleden stapte EKI over van een verouderd ERP-systeem - met twee losse pakketten die handmatig aan elkaar gekoppeld moesten worden - naar Odoo. Die eerste implementatie gebeurde nog niet met Nalios, en het doel was vooral om de bestaande manier van werken één-op-één over te zetten. Het gevolg: veel maatwerk, gebouwd rond processen die niet per se de beste manier van werken waren. 

“Onze wensen moesten in Odoo passen, dus zal alles vol maatwerk. Dat was tijdrovend en duur - en bij elke upgrade moest het weer opnieuwd gebouwd worden"

EKI liep tegen de grenzen van dat maatwerk aan: veel proceskennis zat "in de hoofden" van medewerkers, waardoor de organisatie afhankelijk was van wie er die dag aanwezig was.  Zelfgebouwde oplossingen - zoals het goedkeuringsproces voor inkoopfacturen, of een CRM dat niet optimaal werd gebruikt - maakten het geheel bovendien omslachtig en duur bij elke nieuwe Odoo-release. 

02De aanpak: terug naar de standaard

Twee jaar geleden ging EKI op zoek naar een partner die niet zomaar uitvoert wat er gevraagd wordt, maar echt meedenkt. Dat werd Nalios. Nalios begon met in kaart te brengen wat bij EKI werkelijk maatwerk was, en wat eigenlijk gewoon standaardfuntionaliteit in Odoo is - onder meer bij het inkoopfacturenproces, waar de Odoo-standaard voor zo'n 90% al aan de behoefte voldeed, en bij ene grondige herzieining van het CRM-gebruik.

Inmiddels draait vrijwel de volledige bedrijfsvoering van EKI in Odoo: inkoop, verkoop, klantenservice, de volledige boekhouding, productie en voorraad - allemaal in één systeem, zonder koppelingen tussen losse pakketten. De flow van order tot levering loopt bijna volledig automatisch: een klantmail komt via Outlook binnen, wordt omgezet naar een CRM-ticket in Odoo, en resulteert in een offerte of order via een door het bedrijf custom gebouwde webshop configurator die miljarden productcombinaties van rubber en schuim aankan. Zodra de order bevestigd is, wordt deze automatisch aan de juiste productiemachine toegewezen. 

03Het resultaat

Na twee jaar samenwerken met Nalios ziet EKI concrete resultaten:

Daarnaast merkt EKI vooral het verschil in continuïteit: doordat de juiste machine automatische wordt toegekend, loopt het productieproces gewoon door - ook als iemand er een dag niet is. Er is geen heen-en-weer geloop meer over wie een order oppakt, en de kans op fouten is kleiner omdat meteen duidelijk is welke machine iets moet produceren. Ook kleinere processen, zoals de afhandeling van klachten en creditnota's, verlopen inmiddels merkbaar sneller en foutlozer.

Dit alles zorgt ervoor dat de processen voor iedereen op de werkvloer duidelijker en efficiënter worden. Dat brengt rust bij de medewerkers en zorgt voor een fijnere samenwerking en werksfeer. Een belangrijke peiler binnen de positionering van EKI.  

“We wilden niet dat Odoo werd aangepast aan onze oude processen, maar dat onze processen werden aangepast aan Odoo - dat maakt ook elke upgrade een stuk makkelijker”

— Manon, Finance Manager bij EKI

04En wat staat er nog op de planning?

EKI kijkt inmiddels vooruit naar de volgende stap: een automatische productieplanning op basis van AI, waarbij elke machine ene eigen tablet krijgt in plaats van geprinte werkbonnen. Zodra een order bevestigd is, gaat de opdracht rechtstreeks naar de juiste tablet - met start-en stoptijden die niet alleen een betere planning mogelijk maken, maar ook inzicht geven in hoe rendabel bepaalde orders eigenlijk zijn. Daarnaast staat voorraadbeheer met scanners op de planning voor het komende jaar, als noodzakelijke basis voor die automatische planning.

05De samenwerking met Nalios

Wat de samenwerking voor EKI vooral kenmerkt, is snelheid en betrokkenheid. Jorik is als vaste contactpersoon altijd bereikbaar en reageert snel; bijna altijd wordt er dezelfde dag nog naar een vraag gekeken. op de achtergrond houdt Nils regelmatig contact om af te toetsen of de samenwerking nog steeds naar wens verloopt. En minstens zo belangrijk: Nalios denkt actief mee of iets ook op een andere, betere manier kan - in plaats van klakkeloos uit te voeren wat er gevraagd wordt.