Entreprise
Toutext Sàrl
Secteur d'activité
Imprimerie et fournitures personnalisées pour pharmacies
Applications Odoo
Website, eCommerce, Ventes, Achats, Inventaire, Comptabilité,
Toutext est une entreprise spécialisée dans la vente d’articles pour pharmacies. Depuis 65 ans, l’entreprise accompagne ses clients avec une large gamme de produits : matériel de bureau, sacs, étiquettes, étiqueteuses, articles personnalisables et imprimés standards.
Dirigée par David Lude, Toutext fonctionne avec une petite équipe de quatre personnes. Chaque collaborateur joue donc un rôle important dans le quotidien de l’entreprise, que ce soit dans la gestion des commandes, le suivi des clients, la préparation des produits, les achats, les stocks ou la comptabilité.
Avant de travailler avec Nalios, Toutext utilisait déjà Odoo depuis plusieurs années. L’entreprise connaissait donc l’outil et l’utilisait au quotidien, principalement pour les ventes, la facturation, la comptabilité et le site web.
Mais avec le temps, l’ancienne base Odoo a atteint ses limites.
La réponse a été de repartir sur une base Odoo plus propre, plus moderne et plus évolutive, avec l’accompagnement de Nalios.
Le problème de départ : une ancienne base Odoo devenue trop limité
Avant le projet avec Nalios, Toutext travaillait sur une ancienne version communautaire d’Odoo.
Cette base avait été implémentée avec un autre partenaire et comportait de nombreux développements spécifiques. Au départ, cela permettait de répondre à certains besoins. Mais avec le temps, l’environnement est devenu difficile à faire évoluer.
Les modules utilisés étaient principalement liés aux ventes, au site web et à la facturation.
“On utilisait beaucoup vente et comptabilité, un petit peu, le site web, mais ça s'arrêtait un peu là.”
Pour David Lude, le problème n’était pas Odoo en tant que logiciel. Le problème venait plutôt de la base existante, qui ne permettait plus de suivre correctement les flux essentiels de l’entreprise.
“Tout ce qui était achat, inventaire, stock, comptabilité, pilotage d'entreprise, c'était strictement impossible.”
Cette limite avait un impact direct sur la vision globale de l’activité. Toutext pouvait continuer à travailler, mais l’entreprise manquait de visibilité pour piloter correctement ses achats, ses stocks et son développement.
“Il n'y avait pas de vision à long terme pour l'entreprise comme ça.”
Du côté opérationnel, la limite était également visible.
Loris, arrivé chez Toutext pendant la transition vers la nouvelle version, a rapidement identifié un point bloquant : l’absence d’une vraie gestion de stock.
“La grosse limite qu'il y avait, c'est qu'il n'y avait pas du tout de gestion de stock.”
Résultat : certaines commandes pouvaient révéler trop tard un manque de disponibilité.
“Tout d'un coup, on lance une commande et puis il y a plus de demandes que de produits qui étaient en stock.”
Pour une entreprise qui vend des articles physiques, suit plusieurs entrepôts et prépare des commandes au quotidien, cette absence de visibilité devenait un vrai frein.
Pourquoi repartir sur une nouvelle base Odoo ?
Toutext aurait pu essayer de continuer à corriger l’ancienne base.
Mais pour David Lude, il fallait repartir sur quelque chose de plus solide.
L’objectif n’était pas simplement de migrer vers une nouvelle version. L’objectif était de reconstruire un environnement Odoo plus clair, plus propre et capable d’accompagner l’entreprise dans le temps.
“On cherchait un partenaire sérieux, quelqu'un qui avait l'expérience, qui pouvait nous suivre.”
Le besoin était aussi humain et organisationnel.
Toutext avait besoin d’un partenaire capable de comprendre son activité, de guider l’équipe, de répondre aux questions et de construire une solution qui ne repose pas uniquement sur une seule personne.
Pour David, un bon ERP doit permettre à l’entreprise de continuer à fonctionner, même lorsqu’il n’est pas présent.
“Moi, je voulais avoir une entreprise. Je me disais, si je ne dois pas être là pendant une semaine, je veux que quelqu'un puisse suivre l'entreprise avec les données d'Odoo, ce qui est maintenant possible, avec tous les modules qu'il y a maintenant installés.”
Selina, assistante de direction et SPOC du projet, partageait aussi ce besoin de repartir sur une base plus saine.
Avec l’ancienne base, l’équipe se sentait limitée, à la fois techniquement et dans l’accompagnement.
“Avant, avec Odoo Communauté, on avait un partenaire informatique où, en fait, dès qu'il y avait un souci ou quelque chose qu'on voulait développer, le répondant n'était pas là, où je ne me sentais pas soutenue, en fait.”
L’un des objectifs principaux était donc de reconstruire un environnement plus moderne, mais aussi plus évolutif.
“Ce qui était important, c'était de pouvoir recommencer avec une nouvelle base de données et de pouvoir faire évoluer Odoo aussi pour le futur. Et là, on était vraiment coincés.”
Une nouvelle base Odoo pour couvrir les flux essentiels
Avec Nalios, Toutext a reconstruit son environnement Odoo autour des besoins réels de l’entreprise.
Aujourd’hui, Toutext utilise Odoo pour gérer plusieurs aspects clés de son activité :
- site web;
- e-commerce;
- ventes;
- achats;
- inventaire;
- entrepôts;
- facturation;
- comptabilité;
- produits personnalisables;
- calculs de prix spécifiques.
Ce changement permet à l’entreprise d’aller beaucoup plus loin qu’avant.
“Aujourd'hui, on va beaucoup plus loin dans tout ce qui est achat, inventaire, stock, stock déplacé, comptabilité, résultats de l'entreprise, dépenses.”
L’objectif n’était pas seulement d’ajouter des modules.
Il s’agissait surtout de construire une base plus cohérente, dans laquelle les informations circulent mieux et peuvent être utilisées pour prendre de meilleures décisions.
Selina retient également le travail réalisé sur la qualité de la base et sur la manière d’utiliser Odoo correctement.
“Il y a déjà toute la base de données qui a été revue, nettoyée. On a aussi vraiment eu un coaching sur comment bien faire les choses.”
Pour Toutext, cette nouvelle base ouvre aussi de nouvelles possibilités pour la suite.
“Aujourd'hui, déjà, c'est plus moderne. La version est bien plus récente. Et justement, maintenant, ça ouvre plein de possibilités aujourd'hui déjà, mais aussi pour le futur.”
Des résultats concrets au quotidien
Un meilleur pilotage de l'entreprise
Le premier changement majeur concerne la vision globale de l’entreprise.
Avec l’ancienne base, David ne disposait pas d’une vue suffisamment claire pour piloter l’activité au jour le jour.
Aujourd’hui, les données sont plus accessibles, plus structurées et plus utiles pour prendre des décisions.
“Aujourd'hui, je peux dire si mon entreprise, elle va bien ou pas. Je suis capable de dire si je peux faire des achats, si je ne peux pas en faire.”
Pour un dirigeant, cette visibilité change beaucoup de choses.
Elle permet de savoir quand avancer, quand ralentir, quand acheter, et comment suivre l’évolution de l’activité.
“Je peux vraiment piloter l'entreprise au jour le jour, ce que je ne pouvais pas faire avant.”
C’est l’un des grands bénéfices d’un ERP bien implémenté : ne pas seulement encoder des informations, mais transformer ces données en outils de pilotage.
Une gestion de stock plus fiable
La gestion de stock est l’un des points les plus importants du projet.
Avant, Toutext ne disposait pas d’un suivi suffisamment clair des marchandises achetées et vendues. Cela pouvait créer des surprises lors de la préparation des commandes ou du suivi des disponibilités.
Avec la nouvelle base Odoo, l’équipe bénéficie d’une meilleure visibilité sur les mouvements de stock, les achats, les entrepôts et les besoins à venir.
Selina souligne notamment l’importance de pouvoir suivre les différents entrepôts.
“Une des choses que j'apprécie, c'est la gestion de stock, de pouvoir faire les achats, mais d'avoir un suivi complet aussi vis-à-vis des différents entrepôts qu'on a.”
Cette amélioration permet de mieux anticiper, de mieux préparer les commandes et de réduire les zones d’incertitude.
Loris résume également ce changement très concrètement.
“Là, ça nous permet vraiment tout de suite de voir le flux en direct et de savoir si on doit vite lancer une commande en urgence.”
Pour une entreprise comme Toutext, où les produits physiques sont au centre de l’activité, cette visibilité sur les stocks est un vrai levier opérationnel.
Moins de papier, plus d'informations accessibles
Un autre changement important concerne la manière dont les équipes travaillent au quotidien.
Loris, qui intervient notamment dans la préparation des commandes, met en avant la réduction du papier et l’accès plus rapide à l’information.
“On arrive à avoir des informations au final en quelques clics, ce qui pour moi n'était pas le cas avant.”
Avant, il fallait parfois chercher les informations dans plusieurs onglets ou s’appuyer sur des documents manuscrits.
Aujourd’hui, l’équipe peut retrouver les informations nécessaires plus rapidement, y compris directement depuis un ordinateur portable dans le stock.
“Quand je prépare des fois des commandes, moi je pars avec le portable et je fais tout directement depuis le portable. Je trouve que c'est génial parce qu'on n'a pas besoin d'avoir 25 papiers.”
Ce changement peut sembler simple, mais il a un impact très concret.
Moins de papier signifie moins de risques de perte d’information, moins de recherches inutiles et une meilleure fluidité dans la préparation des commandes.
“Là, non, le portable, on a vraiment tout dessus.”
Une information centralisée pour mieux communiquer
La centralisation de l’information est également un élément important pour Selina.
Avec la nouvelle base Odoo, les échanges avec les clients peuvent être suivis directement dans le chatter. Les informations liées aux clients, aux commandes et aux documents sont plus faciles à retrouver.
“Ce que j'apprécie beaucoup, c'est aussi la communication avec le chatter, directement avec les clients.”
Pour l’équipe, cette centralisation simplifie la recherche d’informations et améliore le suivi des échanges.
“Pour nous aussi, on a les informations tout au même endroit, autant pour la communication justement avec le client, mais aussi pour nous, pour retrouver les choses.”
Cela permet à chacun de travailler avec une meilleure visibilité, sans devoir chercher dans plusieurs outils ou reconstituer l’historique d’un échange.
Une comptabilité plus simple à suivre
La nouvelle base Odoo apporte aussi plus de simplicité au niveau comptable.
Selina souligne notamment l’impact sur la comptabilité, le paiement des factures et le suivi administratif.
“Ça simplifie beaucoup aussi au niveau comptabilité, paiement des factures.”
L’intérêt est de pouvoir connecter davantage les flux : ventes, facturation, achats, paiements et comptabilité.
Cette centralisation permet d’éviter les ruptures entre les différentes étapes du processus et de rendre le suivi administratif plus fluide.
Pourquoi Nalios ? Un accompagnement sérieux et humain
Pour Toutext, le choix de Nalios ne reposait pas uniquement sur la connaissance d’Odoo.
L’entreprise cherchait surtout un partenaire capable d’accompagner le projet dans la durée, avec de l’écoute, de la disponibilité et une vraie compréhension du terrain.
David se souvient rapidement de la première présentation.
“Nalios, on l'a un peu trouvé par hasard. Et on a eu une présentation par Julien, et au bout de 45 secondes, j'ai dit à ma collaboratrice, c'est ça, c'est ce que je veux.”
La collaboration avec Clémence, cheffe de projet côté Nalios, a également marqué l’équipe.
“Ça a été fantastique, vraiment fantastique.”
Du côté de Selina, l’accompagnement s’est distingué par la disponibilité, l’écoute et la capacité à comprendre les besoins spécifiques de Toutext.
“Avec Clémence, la cheffe de projet, c'est vrai que le feeling, déjà, le contact humain s'est très bien passé, mais c'est vrai la disponibilité, l'écoute.”
Elle retient aussi la capacité de Nalios à poser les bonnes questions, notamment lorsque le besoin n’était pas toujours simple à exprimer.
“On a des fois un besoin qu'on a de la peine à exprimer et poser des questions pour essayer d'évaluer vraiment le besoin que tout texte avait et puis pas quelque chose de général.”
Cette approche a permis d’adapter les conseils et les choix d’implémentation à la réalité de l’entreprise.
“Les directives ou les conseils sur l'implémentation étaient adaptés à notre société.”
Pour Loris, la qualité du support a également été un point positif.
“La réponse a toujours été claire. Il y a toujours des solutions qui ont été proposées.”
Cette réactivité a permis à l’équipe d’avancer plus sereinement pendant la transition.
“C'était dans la même journée, ou le lendemain, où on avait une réponse, ou en tout cas un élément de réponse.”
Un projet qui continue dans le temps
Pour Toutext, le projet Odoo ne s’arrête pas au go-live.
La nouvelle base constitue une fondation sur laquelle l’entreprise peut continuer à construire.
David sait que certaines choses devront encore être affinées et que de nouveaux modules pourront être ajoutés avec le temps.
“On n'est qu'au début parce qu'on sait qu'il y a encore des modules à installer. Mais aujourd'hui, on a vraiment un pilotage de l'entreprise qui est pas mal.”
L’objectif est de continuer à faire évoluer Odoo progressivement, en fonction des besoins réels de l’entreprise et de la maturité des équipes.
“Je me donne encore deux ans de travail avec Clémence et Nalios pour encore installer des modules, aller plus loin.”
Cette vision est importante dans un projet ERP.
Odoo n’est pas un outil figé. C’est une base qui peut évoluer avec l’entreprise, ses besoins, ses équipes et ses priorités.
Ce que cette success story nous enseigne
Avoir Odoo ne suffit pas toujours
Toutext utilisait déjà Odoo avant de travailler avec Nalios.
Mais l’ancienne base ne permettait plus de suivre correctement les flux essentiels de l’entreprise.
Cette success story montre qu’un ERP ne se limite pas au choix du logiciel. La qualité de la base, la structure des données, les processus et l’accompagnement sont tout aussi importants.
Une base propre change la manière de piloter l’entreprise
Quand les achats, les stocks, la comptabilité, les ventes et les dépenses sont mieux structurés, l’entreprise peut prendre de meilleures décisions.
Pour Toutext, la nouvelle base Odoo permet aujourd’hui de suivre l’activité avec plus de clarté et de piloter l’entreprise au jour le jour.
La gestion de stock est un levier essentiel
Dans une entreprise qui vend des produits physiques, l’absence de suivi de stock fiable peut rapidement devenir un frein.
Avec Odoo, Toutext peut mieux suivre ses flux, ses entrepôts, ses achats et ses disponibilités.
Cette visibilité permet de réduire les surprises et de mieux anticiper les besoins.
Un ERP doit simplifier le quotidien des équipes
La valeur d’un ERP se mesure aussi dans les gestes du quotidien.
Préparer une commande sans multiplier les papiers, retrouver une information en quelques clics, suivre un échange client dans le chatter, accéder aux données au bon endroit : ce sont ces détails qui rendent l’outil vraiment utile pour les équipes.
Le rôle du partenaire est aussi d’accompagner dans la durée
Un projet ERP ne consiste pas seulement à mettre en place des modules.
Il faut écouter, comprendre, conseiller, former, challenger et adapter les décisions à la réalité de l’entreprise.
C’est ce que Toutext retient de l’accompagnement de Nalios : un soutien, une disponibilité et des conseils adaptés à leur société.
Un ERP évolue avec l’entreprise
La mise en place d’Odoo n’est pas une fin en soi.
Pour Toutext, la nouvelle base est une fondation. Elle permet déjà de mieux travailler aujourd’hui, mais elle ouvre aussi la porte à de futures améliorations.
C’est l’un des grands avantages d’Odoo : construire un système qui peut évoluer avec l’entreprise, étape par étape.
Toutext, Imprimerie et fournitures personnalisées pour pharmacies
Nalios, Intégrateur Odoo certifié, spécialiste de l'accompagnement des PME dans leur transformation digitale.