Bedrijf
Toutext Sàrl
Sector
Drukwerk en op maat gemaakte benodigdheden voor apotheken
Odoo-applicaties
Website, eCommerce, Ventes, Achats, Inventaire, Comptabilité,
Toutext is een bedrijf gespecialiseerd in de verkoop van artikelen voor apotheken. Al 65 jaar ondersteunt het bedrijf zijn klanten met een breed gamma aan producten: kantoormateriaal, zakken, etiketten, etiketteermachines, personaliseerbare artikelen en standaard drukwerk.
Onder leiding van David Lude werkt Toutext met een klein team van vier personen. Elke medewerker speelt dus een belangrijke rol in de dagelijkse werking van het bedrijf, of het nu gaat om het beheren van bestellingen, het opvolgen van klanten, het voorbereiden van producten, aankopen, voorraadbeheer of boekhouding.
Voor de samenwerking met Nalios gebruikte Toutext Odoo al meerdere jaren. Het bedrijf kende de tool dus al en gebruikte die dagelijks, voornamelijk voor verkoop, facturatie, boekhouding en de website.
Maar na verloop van tijd bereikte de oude Odoo-databank haar limieten.
De oplossing was om opnieuw te starten met een properdere, modernere en meer schaalbare Odoo-databank, met de begeleiding van Nalios.
Het oorspronkelijke probleem: een oude Odoo-databank die te beperkt was geworden
Voor het project met Nalios werkte Toutext op een oude communityversie van Odoo.
Deze databank was geïmplementeerd met een andere partner en bevatte veel specifieke ontwikkelingen. In het begin maakte dat het mogelijk om aan bepaalde behoeften te voldoen. Maar na verloop van tijd werd de omgeving moeilijk om verder te laten evolueren.
De gebruikte modules waren vooral gelinkt aan verkoop, de website en facturatie.
“We gebruikten veel verkoop en boekhouding, een beetje de website, maar daar stopte het zo ongeveer.”
Voor David Lude lag het probleem niet bij Odoo als software. Het probleem kwam eerder van de bestaande databank, die het niet langer mogelijk maakte om de essentiële flows van het bedrijf goed op te volgen.
“Alles wat aankoop, inventaris, voorraad, boekhouding en bedrijfssturing betrof, was strikt onmogelijk.”
Deze beperking had een directe impact op het globale overzicht van de activiteit. Toutext kon blijven werken, maar het bedrijf miste de nodige zichtbaarheid om aankopen, voorraad en verdere ontwikkeling correct te sturen.
“Er was op die manier geen langetermijnvisie voor het bedrijf.”
Ook operationeel was die beperking duidelijk zichtbaar.
Loris, die bij Toutext startte tijdens de overgang naar de nieuwe versie, identificeerde snel een belangrijk knelpunt: het ontbreken van echt voorraadbeheer.
“De grote beperking was dat er helemaal geen voorraadbeheer was.”
Het gevolg was dat sommige bestellingen pas te laat aantoonden dat er niet genoeg beschikbaarheid was.
“Plots lanceerden we een bestelling en dan was er meer vraag dan producten in voorraad.”
Voor een bedrijf dat fysieke artikelen verkoopt, meerdere magazijnen opvolgt en dagelijks bestellingen voorbereidt, werd dat gebrek aan zichtbaarheid een echte rem.
Waarom opnieuw starten met een nieuwe Odoo-databank?
Toutext had kunnen proberen om de oude databank verder te corrigeren.
Maar voor David Lude was het nodig om opnieuw te starten met iets stevigers.
Het doel was niet gewoon om naar een nieuwe versie te migreren. Het doel was om een duidelijkere, properdere Odoo-omgeving te bouwen die het bedrijf op lange termijn kon ondersteunen.
“We zochten een serieuze partner, iemand met ervaring, die ons kon opvolgen.”
De behoefte was ook menselijk en organisatorisch.
Toutext had een partner nodig die de activiteit kon begrijpen, het team kon begeleiden, vragen kon beantwoorden en een oplossing kon bouwen die niet alleen afhankelijk was van één persoon.
Voor David moet een goede ERP ervoor zorgen dat het bedrijf kan blijven draaien, zelfs wanneer hij er niet is.
“Ik wilde een bedrijf hebben. Ik zei tegen mezelf: als ik er een week niet ben, wil ik dat iemand het bedrijf kan opvolgen met de gegevens uit Odoo, wat nu mogelijk is, met alle modules die nu geïnstalleerd zijn.”
Selina, directieassistente en SPOC van het project, deelde ook die behoefte om opnieuw te starten op gezondere fundamenten.
Met de oude databank voelde het team zich beperkt, zowel technisch als op vlak van begeleiding.
“Vroeger, met Odoo Community, hadden we een IT-partner waarbij, telkens er een probleem was of iets dat we wilden ontwikkelen, de respons er niet was, en ik voelde mij eigenlijk niet ondersteund.”
Een van de belangrijkste doelstellingen was dus om een modernere omgeving opnieuw op te bouwen, maar ook een omgeving die kon evolueren.
“Wat belangrijk was, was om opnieuw te kunnen starten met een nieuwe databank en Odoo ook te kunnen laten evolueren voor de toekomst. En daar zaten we echt vast.”
Een nieuwe Odoo-databank om de essentiële flows te dekken
Met Nalios heeft Toutext zijn Odoo-omgeving opnieuw opgebouwd rond de echte behoeften van het bedrijf.
Vandaag gebruikt Toutext Odoo om verschillende kernaspecten van zijn activiteit te beheren:
- site web;
- e-commerce;
- verkoop;
- aankoop;
- inventaris;
- magazijnen;
- facturatie;
- boekhouding;
- personaliseerbare producten;
- specifieke prijsberekeningen.
Door deze verandering kan het bedrijf veel verder gaan dan vroeger.
“Vandaag gaan we veel verder in alles wat aankoop, inventaris, voorraad, verplaatste voorraad, boekhouding, bedrijfsresultaten en uitgaven betreft.”
Het doel was niet alleen om modules toe te voegen.
Het ging er vooral om een coherenter fundament te bouwen, waarin informatie beter circuleert en gebruikt kan worden om betere beslissingen te nemen.
Selina benadrukt ook het werk dat werd gedaan rond de kwaliteit van de databank en rond het correct gebruiken van Odoo.
“De volledige databank werd herzien en opgekuist. We hebben ook echt coaching gekregen over hoe we de dingen goed moeten doen.”
Voor Toutext opent deze nieuwe databank ook nieuwe mogelijkheden voor de toekomst.
“Vandaag is het al moderner. De versie is veel recenter. En nu opent dat veel mogelijkheden, vandaag al, maar ook voor de toekomst.”
Concrete resultaten in de dagelijkse werking
Een betere sturing van het bedrijf
De eerste grote verandering gaat over het globale overzicht van het bedrijf.
Met de oude databank had David geen voldoende duidelijk zicht om de activiteit dagelijks te sturen.
Vandaag zijn de gegevens toegankelijker, beter gestructureerd en nuttiger om beslissingen te nemen.
“Vandaag kan ik zeggen of mijn bedrijf goed draait of niet. Ik kan zeggen of ik aankopen kan doen of niet.”
Voor een bedrijfsleider verandert die zichtbaarheid veel.
Het maakt het mogelijk om te weten wanneer men kan vooruitgaan, wanneer men moet vertragen, wanneer men kan aankopen en hoe de evolutie van de activiteit moet worden opgevolgd.
“Ik kan het bedrijf echt dag na dag sturen, wat ik vroeger niet kon.”
Dat is een van de grote voordelen van een goed geïmplementeerde ERP: niet alleen informatie invoeren, maar die gegevens omzetten in tools om het bedrijf te sturen.
Betrouwbaarder voorraadbeheer
Voorraadbeheer is een van de belangrijkste punten van het project.
Vroeger beschikte Toutext niet over een voldoende duidelijke opvolging van aangekochte en verkochte goederen. Dat kon voor verrassingen zorgen bij het voorbereiden van bestellingen of het controleren van beschikbaarheden.
Met de nieuwe Odoo-databank krijgt het team meer zichtbaarheid op voorraadbewegingen, aankopen, magazijnen en toekomstige behoeften.
Selina benadrukt vooral het belang om de verschillende magazijnen te kunnen opvolgen.
“Een van de dingen die ik apprecieer, is het voorraadbeheer, aankopen kunnen doen, maar ook een volledige opvolging hebben van de verschillende magazijnen die we hebben.”
Deze verbetering maakt het mogelijk om beter te anticiperen, bestellingen beter voor te bereiden en onzekerheden te verminderen.
Ook Loris vat deze verandering heel concreet samen.
“Nu kunnen we de flow echt meteen live zien en weten of we snel een dringende bestelling moeten lanceren.”
Voor een bedrijf zoals Toutext, waar fysieke producten centraal staan in de activiteit, is die zichtbaarheid op de voorraad een echte operationele hefboom.
Minder papier, meer toegankelijke informatie
Een andere belangrijke verandering gaat over de manier waarop de teams dagelijks werken.
Loris, die onder andere betrokken is bij het voorbereiden van bestellingen, benadrukt de vermindering van papier en de snellere toegang tot informatie.
“We kunnen de informatie uiteindelijk in enkele klikken terugvinden, wat voor mij vroeger niet het geval was.”
Vroeger moest men soms informatie zoeken in verschillende tabbladen of terugvallen op handgeschreven documenten.
Vandaag kan het team de nodige informatie sneller terugvinden, zelfs rechtstreeks vanaf een laptop in de voorraadzone.
“Wanneer ik soms bestellingen voorbereid, neem ik de laptop mee en doe ik alles rechtstreeks vanaf de laptop. Ik vind dat geweldig, want we hebben geen 25 papieren nodig.”
Deze verandering lijkt misschien eenvoudig, maar heeft een heel concreet effect.
Minder papier betekent minder risico om informatie te verliezen, minder onnodig zoeken en een vlottere voorbereiding van bestellingen.
“Nu niet meer, met de laptop hebben we echt alles erop.”
Gecentraliseerde informatie voor betere communicatie
De centralisatie van informatie is ook een belangrijk element voor Céline.
Met de nieuwe Odoo-databank kunnen uitwisselingen met klanten rechtstreeks in de chatter worden opgevolgd. Informatie over klanten, bestellingen en documenten is gemakkelijker terug te vinden.
“Wat ik ook erg apprecieer, is de communicatie via de chatter, rechtstreeks met de klanten.”
Voor het team vereenvoudigt deze centralisatie het terugvinden van informatie en verbetert ze de opvolging van uitwisselingen.
“Voor ons staat de informatie ook allemaal op dezelfde plaats, zowel voor de communicatie met de klant als voor ons, om dingen terug te vinden.”
Zo kan iedereen werken met meer zichtbaarheid, zonder in verschillende tools te moeten zoeken of de historiek van een uitwisseling opnieuw te moeten reconstrueren.
Een boekhouding die eenvoudiger op te volgen is
De nieuwe Odoo-databank brengt ook meer eenvoud op boekhoudkundig vlak.
Selina benadrukt vooral de impact op de boekhouding, de betaling van facturen en de administratieve opvolging.
“Het vereenvoudigt ook veel op vlak van boekhouding en betaling van facturen.”
Het doel is om de verschillende flows beter met elkaar te verbinden: verkoop, facturatie, aankoop, betalingen en boekhouding.
Deze centralisatie helpt om breuken tussen de verschillende stappen van het proces te vermijden en maakt de administratieve opvolging vlotter.
Waarom Nalios? Serieuze en menselijke begeleiding
Voor Toutext was de keuze voor Nalios niet alleen gebaseerd op Odoo-expertise.
Het bedrijf zocht vooral een partner die het project op lange termijn kon begeleiden, met luisterbereidheid, beschikbaarheid en een echt begrip van de praktijk.
David herinnert zich de eerste presentatie nog goed.
“We hebben Nalios eigenlijk een beetje toevallig gevonden. We kregen een presentatie van Julien, jullie baas, en na 45 seconden zei ik tegen mijn medewerkster: dat is het, dat is wat ik wil.”
Ook de samenwerking met Clémence, projectmanager aan de kant van Nalios, liet een sterke indruk na op het team.
“Het was fantastisch, echt fantastisch.”
Voor Selina onderscheidde de begeleiding zich door de beschikbaarheid, het luisteren en het vermogen om de specifieke behoeften van Toutext te begrijpen.
“Met Clémence, de projectmanager, was het gevoel, het menselijke contact, meteen heel goed, en er was echt beschikbaarheid en luisterbereidheid.”
Ze onthoudt ook het vermogen van Nalios om de juiste vragen te stellen, vooral wanneer de behoefte niet altijd gemakkelijk onder woorden te brengen was.
“Soms hebben we een behoefte die we moeilijk kunnen uitdrukken, en dan vragen stellen om echt de behoefte van Toutext te evalueren, en niet iets algemeens.”
Deze aanpak maakte het mogelijk om de adviezen en implementatiekeuzes af te stemmen op de realiteit van het bedrijf.
“De richtlijnen of adviezen rond de implementatie waren aangepast aan ons bedrijf.”
Ook voor Loris was de kwaliteit van de ondersteuning een positief punt.
“La réponse a toujours été claire. Il y a toujours des solutions qui ont été proposées.”
Cette réactivité a permis à l’équipe d’avancer plus sereinement pendant la transition.
“Het antwoord was altijd duidelijk. Er werden altijd oplossingen voorgesteld.”
Een project dat blijft evolueren
Voor Toutext stopt het Odoo-project niet bij de go-live.
De nieuwe databank vormt een fundament waarop het bedrijf verder kan bouwen.
David weet dat sommige zaken nog verder verfijnd moeten worden en dat er op termijn nieuwe modules kunnen worden toegevoegd.
“We staan nog maar aan het begin, want we weten dat er nog modules geïnstalleerd moeten worden. Maar vandaag hebben we echt al een bedrijfssturing die niet slecht is.”
Het doel is om Odoo stap voor stap verder te laten evolueren, volgens de echte behoeften van het bedrijf en de maturiteit van de teams.
“Ik geef mezelf nog twee jaar werk met Clémence en Nalios om nog modules te installeren en verder te gaan.”
Die visie is belangrijk in een ERP-project.
Odoo is geen vaststaand instrument. Het is een basis die kan evolueren met het bedrijf, zijn behoeften, zijn teams en zijn prioriteiten.
Wat deze success story ons leert
Odoo hebben is niet altijd genoeg
Toutext gebruikte al Odoo voor de samenwerking met Nalios.
Maar de oude databank maakte het niet langer mogelijk om de essentiële flows van het bedrijf goed op te volgen.
Deze success story toont dat een ERP niet beperkt is tot de keuze van de software. De kwaliteit van de databank, de structuur van de gegevens, de processen en de begeleiding zijn minstens even belangrijk.
Een propere databank verandert de manier waarop een bedrijf wordt gestuurd
Wanneer aankopen, voorraad, boekhouding, verkoop en uitgaven beter gestructureerd zijn, kan het bedrijf betere beslissingen nemen.
Voor Toutext maakt de nieuwe Odoo-databank het vandaag mogelijk om de activiteit met meer duidelijkheid op te volgen en het bedrijf dag na dag te sturen.
Voorraadbeheer is een essentiële hefboom
In een bedrijf dat fysieke producten verkoopt, kan het ontbreken van een betrouwbare voorraadopvolging snel een beperking worden.
Met Odoo kan Toutext zijn flows, magazijnen, aankopen en beschikbaarheden beter opvolgen.
Die zichtbaarheid helpt om verrassingen te verminderen en behoeften beter te anticiperen.
Een ERP moet het dagelijkse werk van teams vereenvoudigen
De waarde van een ERP wordt ook gemeten in dagelijkse handelingen.
Een bestelling voorbereiden zonder tientallen papieren, informatie terugvinden in enkele klikken, een klantenuitwisseling opvolgen in de chatter, toegang hebben tot gegevens op de juiste plaats: het zijn die details die de tool echt nuttig maken voor de teams.
De rol van de partner is ook om op lange termijn te begeleiden
Een ERP-project draait niet alleen om het opzetten van modules.
Het vraagt luisteren, begrijpen, adviseren, opleiden, uitdagen en beslissingen afstemmen op de realiteit van het bedrijf.
Dat is wat Toutext onthoudt van de begeleiding door Nalios: ondersteuning, beschikbaarheid en advies aangepast aan hun bedrijf.
Een ERP evolueert mee met het bedrijf
De implementatie van Odoo is geen eindpunt.
Voor Toutext is de nieuwe databank een fundament. Ze laat het bedrijf vandaag al beter werken, maar opent ook de deur naar toekomstige verbeteringen.
Dat is een van de grote voordelen van Odoo: een systeem bouwen dat stap voor stap met het bedrijf kan meegroeien.
>> Neem contact met ons op om uw project te bespreken! <<
Toutext, drukwerk en op maat gemaakte benodigdheden voor apotheken
Nalios, een gecertificeerde Odoo-integrator, is gespecialiseerd in het begeleiden van kleine en middelgrote ondernemingen bij hun digitale transformatie.