Gestion d’écoles de cours & d’activités
Pour les écoles de musique, de danse, de langues, de sport, d’art et les stages de vacances : familles, élèves, cours, séances, inscriptions avec liste d’attente, remises, échéances, facturation, appel, rattrapages, heures des professeurs et attestations.
Présentation du module
/ Odoo 20 · École
Votre école de cours et d’activités, pilotée depuis une seule application
Pour les écoles privées de musique, de danse, de langues, de sport, de soutien scolaire, d’art et les stages de vacances, pour enfants et adultes. Les familles et leurs payeurs, les élèves, les cours hebdomadaires, les cours particuliers et les stages, les séances de toute la saison, les inscriptions avec liste d’attente, les remises et les échéances sur des factures standard, un appel que les professeurs font sur leur téléphone, les rattrapages, les heures des professeurs et les attestations annuelles.
Ce que fait le module
De l’inscription à l’attestation fiscale
Une école, de nombreuses activités : la même application gère un cours de ballet hebdomadaire, un cours particulier de piano de 30 minutes et un stage de vacances de cinq jours avec repas et garderie.
Familles
Parents, tuteur légal, payeur principal et un second payeur optionnel avec une quote-part de chaque facture (parents séparés). Adresse, langue, consentements RGPD avec leurs dates.
Élèves
Enfants ou adultes : date de naissance et âge, niveau par discipline, photo, contacts d’urgence, personnes autorisées à venir chercher l’enfant, autorisations datées et documents avec date d’expiration et rappel.
Données médicales protégées
Allergies, traitements et médecin ne sont visibles que par un groupe dédié Données médicales. Les professeurs voient simplement une icône d’allergie sur l’appel.
Catalogue
Disciplines et niveaux, saisons et trimestres, congés scolaires et jours fériés, sites et salles. Cours hebdomadaires, cours particuliers et stages avec options tarifées.
Séances pour la saison
Générées à partir des créneaux hebdomadaires, congés exclus, avec contrôle des conflits de salle. Annulez une séance (familles prévenues) ou enregistrez un professeur remplaçant.
Inscriptions
Âge et niveau vérifiés, capacité vérifiée, liste d’attente avec promotion automatique quand une place se libère et e-mail à la famille.
Tarification
Cotisation par famille et par saison, remises fratrie et multi-cours, tarif réduit sur justificatif, codes promo, prorata pour les arrivées tardives, prix par cours, trimestre ou séance.
Facturation
Factures standard par inscription, par famille et saison ou par trimestre, plans de paiement en 1, 3 ou 10 échéances, relances pour les échéances impayées, notes de crédit au prorata en cas de désinscription.
Appel et professeurs
De grands boutons sur téléphone, absences notifiées aux parents, rattrapages pour les absences justifiées, commentaires de progression, heures des professeurs exportées en CSV.
Appel
Fait sur téléphone en trente secondes
Les professeurs ouvrent Mes séances, touchent Appel et marquent chaque élève Présent, En retard, Absent ou Excusé. Les photos et l’icône d’allergie figurent sur la carte. La clôture de l’appel envoie un e-mail aux parents des élèves absents sans prévenir.
L’appel sur un téléphone
La séance avec son appel dans le back-office
Cours
Qui, où, quand, et combien de places
Tranche d’âge, niveau minimum et maximum, capacité, salle, professeurs et créneaux hebdomadaires. Ouvrez le cours et ses séances sont créées pour toute la saison, hors congés.
Un cours complet avec un élève en liste d’attente
La semaine de l’école, par salle et par professeur
Familles et élèves
Tout ce que l’accueil doit savoir
La famille regroupe les adultes, les payeurs et les enfants. Le dossier de l’élève contient les niveaux, les contacts d’urgence et de reprise, les autorisations (droit à l’image, sortie seul, soins d’urgence), les documents et leur expiration. Les documents manquants sont signalés.
Une famille avec trois enfants
Contacts d’urgence et personnes autorisées à venir chercher l’enfant
Confidentialité
Données médicales réservées au personnel autorisé
L’onglet Médical et ses champs sont réservés au groupe Accès aux données médicales, sur chaque écran et via l’API. Des actions d’export et d’anonymisation répondent aux demandes RGPD.
Inscriptions
Tarifée avec toutes les remises, en attente quand c’est complet
Chaque inscription montre le détail de son prix : cours, tarif réduit, remises fratrie et multi-cours, code promo, options. Quand le cours est complet, l’élève passe en liste d’attente et obtient automatiquement la prochaine place libre.
Détail du prix d’une inscription avec tarif réduit
Demandes, liste d’attente, inscriptions confirmées et annulées
Facturation
Des factures standard, payées en plusieurs échéances
Facturez par inscription, par famille et saison, ou par trimestre. La cotisation est ajoutée une seule fois. Le plan de paiement fixe les échéances de la facture ; les impayées sont relancées par e-mail. Les familles avec deux payeurs reçoivent deux factures.
Une facture client en 10 échéances mensuelles
Toutes les échéances à encaisser
Désinscriptions
Une note de crédit au prorata en un clic
Désinscrivez un élève à partir d’une date : la note de crédit suit votre règle (séances ou jours restants, avec une part conservée par l’école), répartie entre les payeurs, et la place revient à la liste d’attente.
Désinscription avec le crédit calculé
Payeurs, tarif réduit et cotisations d’une famille
Saisons et rattrapages
Les congés planifiés une fois, les cours manqués rattrapés
Les trimestres et périodes de fermeture (par site si nécessaire) pilotent les séances et les prix par trimestre. Une absence justifiée donne droit à un rattrapage à réserver dans une séance compatible avec une place libre.
Une saison avec ses congés et jours fériés
Rattrapages disponibles, avec leur validité
Tableaux de bord
Taux de remplissage, chiffre d’affaires, heures des professeurs
Taux de remplissage et listes d’attente par cours, chiffre d’affaires par discipline, échéances impayées, présences, et heures données par professeur et par mois (avec un export CSV pour la paie).
Taux de remplissage par discipline
Chiffre d’affaires par discipline
Attestations
Des attestations annuelles à partir de votre propre modèle
Attestations de présence, de paiement et fiscales par famille ou par élève, générées pour une période à partir de modèles modifiables (aucune règle nationale codée en dur), imprimées sur votre papier à en-tête.
Construit sur Odoo standard
Ce qu’Odoo fait déjà, ce que l’application ajoute
Comment ça fonctionne
Configuré en dix minutes
1
Votre école
École > Configuration : paramètres (facturation, remboursements, notifications), la saison avec ses trimestres et congés, disciplines et niveaux, sites et salles, remises et plans de paiement.
2
Vos cours
Créez les cours avec leurs créneaux, professeur, salle, âges, niveau, capacité et prix, puis Ouvrez : les séances de la saison sont générées.
3
Gérez l’année
Inscrivez les élèves, facturez les familles, laissez les professeurs faire l’appel depuis Mes séances, suivez les échéances, émettez les attestations.
Sous le capot
Les détails
FAQ
Bon à savoir
Les familles peuvent-elles s’inscrire en ligne ?
Pas avec ce module seul : il couvre le back-office. Les formulaires d’inscription en ligne, le portail parents et l’application web mobile font l’objet d’un add-on gratuit séparé (Course & Activity School – Portal Add-on).
Est-ce un ERP pour l’enseignement obligatoire ?
Non. Il est conçu pour les écoles privées de cours et d’activités (cours hebdomadaires, cours particuliers, stages), pas pour les horaires des écoles à temps plein.
Gère-t-il l’attestation fiscale de mon pays ?
Il fournit un modèle d’attestation modifiable avec les montants payés et les présences de la période. Aucune règle nationale ni aucun formulaire officiel n’est codé en dur : adaptez le texte à votre pays.
Les professeurs peuvent-ils utiliser leur téléphone ?
Oui : l’appel est un écran de back-office adapté au mobile avec de grands boutons. Les professeurs ont besoin d’un utilisateur Odoo avec le groupe Professeur.
Puis-je encaisser les paiements en ligne ?
Les factures sont des factures Odoo standard : utilisez les fournisseurs de paiement et le portail client standard d’Odoo pour les faire payer en ligne.
Une question ? Un problème ? Parlez directement à ceux qui l’ont développé.
Nous vous répondons dans les 8 heures ouvrables.
Écrivez-nous directement à
Publié par
Nalios — Odoo Gold Partner, Belgique — nalios.be