Beheer van cursus- & activiteitenscholen
Voor muziek-, dans-, taal-, sport- en kunstscholen en vakantiekampen: gezinnen, leerlingen, cursussen, lessen, inschrijvingen met wachtlijst, kortingen, termijnen, facturatie, aanwezigheden, inhaallessen, uren van leerkrachten en attesten.
Présentation du module
/ Odoo 20 · School
Uw cursus- en activiteitenschool, beheerd vanuit één app
Voor privéscholen voor muziek, dans, talen, sport, bijles, kunst en vakantiekampen, voor kinderen en volwassenen. Gezinnen en hun betalers, leerlingen, wekelijkse lessen, privélessen en kampen, lessen voor het hele seizoen, inschrijvingen met een wachtlijst, kortingen en termijnen op standaardfacturen, aanwezigheden die leerkrachten op hun gsm nemen, inhaallessen, uren van leerkrachten en jaarlijkse attesten.
Wat het doet
Van de inschrijving tot het fiscaal attest
Eén school, veel activiteiten: dezelfde app beheert een wekelijkse balletles, een privé-pianoles van 30 minuten en een vakantiekamp van vijf dagen met middagmaal en naschoolse opvang.
Gezinnen
Ouders, wettelijke voogd, hoofdbetaler en een optionele tweede betaler met een aandeel in elke factuur (gescheiden ouders). Adres, taal, GDPR-toestemmingen met hun datum.
Leerlingen
Kinderen of volwassenen: geboortedatum en leeftijd, niveau per discipline, foto, noodcontacten, personen die het kind mogen ophalen, gedateerde toestemmingen en documenten met vervaldatum en herinnering.
Medische gegevens, beschermd
Allergieën, behandelingen en arts zijn enkel zichtbaar voor een specifieke groep Medische gegevens. Leerkrachten zien gewoon een allergie-icoon op de aanwezigheidslijst.
Aanbod
Disciplines en niveaus, seizoenen en trimesters, schoolvakanties en feestdagen, vestigingen en lokalen. Wekelijkse lessen, privélessen en kampen met betalende opties.
Lessen voor het seizoen
Aangemaakt op basis van de wekelijkse tijdsloten, vakanties overgeslagen, met controle op lokaalconflicten. Annuleer een les (gezinnen verwittigd) of registreer een vervangende leerkracht.
Inschrijvingen
Leeftijd en niveau gecontroleerd, capaciteit gecontroleerd, wachtlijst met automatische doorschuiving wanneer een plaats vrijkomt en een e-mail naar het gezin.
Prijzen
Lidgeld per gezin en seizoen, kortingen voor broers en zussen en voor meerdere cursussen, verminderd tarief op bewijs, promocodes, pro rata bij late start, prijs per cursus, trimester of les.
Facturatie
Standaardfacturen per inschrijving, per gezin en seizoen of per trimester, betaalplannen in 1, 3 of 10 termijnen, herinneringen voor onbetaalde termijnen, creditnota’s pro rata bij uitschrijving.
Aanwezigheden en leerkrachten
Grote knoppen op een gsm, afwezigheden gemeld aan de ouders, inhaallessen voor gewettigde afwezigheden, commentaar over de vooruitgang, uren van leerkrachten geëxporteerd naar CSV.
Aanwezigheden
Genomen op een gsm in dertig seconden
Leerkrachten openen Mijn lessen, tikken op Aanwezigheden en markeren elke leerling als Aanwezig, Te laat, Afwezig of Verontschuldigd. Foto’s en het allergie-icoon staan op de kaart. Bij het afsluiten van de aanwezigheden krijgen de ouders van onverwittigd afwezige leerlingen een e-mail.
De aanwezigheden op een gsm
De les met haar aanwezigheden in de backoffice
Cursussen
Wie, waar, wanneer, en hoeveel plaatsen
Leeftijdsgroep, minimum- en maximumniveau, capaciteit, lokaal, leerkrachten en wekelijkse tijdsloten. Open de cursus en de lessen worden voor het hele seizoen aangemaakt, zonder de vakanties.
Een volzette cursus met één leerling op de wachtlijst
De week van de school, per lokaal en leerkracht
Gezinnen en leerlingen
Alles wat het onthaal moet weten
Het gezin groepeert de volwassenen, de betalers en de kinderen. Het leerlingendossier bevat de niveaus, de nood- en ophaalcontacten, de toestemmingen (beeldrecht, alleen vertrekken, dringende zorg), de documenten en hun vervaldatum. Ontbrekende documenten worden gesignaleerd.
Een gezin met drie kinderen
Noodcontacten en personen die het kind mogen ophalen
Vertrouwelijkheid
Medische gegevens enkel voor bevoegd personeel
Het tabblad Medisch en de velden ervan zijn voorbehouden aan de groep Toegang tot medische gegevens, op elk scherm en via de API. Export- en anonimiseringsacties beantwoorden GDPR-verzoeken.
Inschrijvingen
Geprijsd met elke korting, op de wachtlijst als het volzet is
Elke inschrijving toont haar prijsdetails: cursus, verminderd tarief, kortingen voor broers en zussen en meerdere cursussen, promocode, opties. Wanneer de cursus volzet is, komt de leerling op de wachtlijst en krijgt hij automatisch de volgende vrije plaats.
Prijsdetails van een inschrijving met verminderd tarief
Aanvragen, wachtlijst, bevestigde en geannuleerde inschrijvingen
Facturatie
Standaardfacturen, betaald in termijnen
Factureer per inschrijving, per gezin en seizoen, of per trimester. Het lidgeld wordt één keer toegevoegd. Het betaalplan bepaalt de termijnen van de factuur; onbetaalde termijnen worden per e-mail herinnerd. Gezinnen met twee betalers krijgen twee facturen.
Een klantfactuur in 10 maandelijkse termijnen
Alle te innen termijnen
Uitschrijvingen
Een creditnota pro rata in één klik
Schrijf een leerling uit vanaf een datum: de creditnota volgt uw regel (resterende lessen of dagen, met een deel dat de school behoudt), verdeeld over de betalers, en de plaats gaat naar de wachtlijst.
Uitschrijving met het berekende tegoed
Betalers, verminderd tarief en lidmaatschappen van een gezin
Seizoenen en inhaallessen
Vakanties één keer gepland, gemiste lessen ingehaald
Trimesters en sluitingsperiodes (per vestiging indien nodig) sturen de lessen en de prijzen per trimester. Een gewettigde afwezigheid geeft recht op een inhaalles, te boeken in een compatibele les met een vrije plaats.
Een seizoen met zijn vakanties en feestdagen
Beschikbare inhaallessen, met hun geldigheid
Dashboards
Bezettingsgraad, omzet, uren van leerkrachten
Bezettingsgraad en wachtlijsten per cursus, omzet per discipline, onbetaalde termijnen, aanwezigheid, en de gegeven uren per leerkracht en per maand (met een CSV-export voor de loonadministratie).
Bezettingsgraad per discipline
Omzet per discipline
Attesten
Jaarlijkse attesten op basis van uw eigen sjabloon
Aanwezigheids-, betalings- en fiscale attesten per gezin of per leerling, aangemaakt voor een periode op basis van aanpasbare sjablonen (geen enkele nationale regel hard gecodeerd), afgedrukt op uw briefpapier.
Gebouwd op standaard Odoo
Wat Odoo al doet, wat de app toevoegt
Hoe het werkt
Ingesteld in tien minuten
1
Uw school
School > Configuratie: instellingen (facturatie, terugbetalingen, meldingen), het seizoen met zijn trimesters en vakanties, disciplines en niveaus, vestigingen en lokalen, kortingen en betaalplannen.
2
Uw cursussen
Maak de cursussen aan met hun tijdsloten, leerkracht, lokaal, leeftijden, niveau, capaciteit en prijs, en klik dan op Openen: de lessen van het seizoen worden aangemaakt.
3
Beheer het jaar
Schrijf de leerlingen in, factureer de gezinnen, laat leerkrachten de aanwezigheden nemen vanuit Mijn lessen, volg de termijnen op, maak de attesten aan.
Onder de motorkap
De details
FAQ
Goed om te weten
Kunnen gezinnen online inschrijven?
Niet met deze module alleen: die dekt de backoffice. Online inschrijvingsformulieren, het ouderportaal en de mobiele webapp zitten in een aparte gratis add-on (Course & Activity School – Portal Add-on).
Is het een ERP voor het leerplichtonderwijs?
Nee. Het is gemaakt voor privéscholen voor cursussen en activiteiten (wekelijkse lessen, privélessen, kampen), niet voor de lesroosters van voltijdse scholen.
Ondersteunt het het fiscaal attest van mijn land?
Het biedt een aanpasbaar attestsjabloon met de betaalde bedragen en de aanwezigheden van de periode. Geen enkele nationale regel of officieel formulier is hard gecodeerd: pas de tekst aan uw land aan.
Kunnen leerkrachten hun gsm gebruiken?
Ja: de aanwezigheden zijn een mobielvriendelijk backofficescherm met grote knoppen. Leerkrachten hebben een Odoo-gebruiker met de groep Leerkracht nodig.
Kan ik betalingen online innen?
De facturen zijn standaard Odoo-facturen: gebruik de standaard betaalproviders en het klantenportaal van Odoo om ze online te laten betalen.
Een vraag? Een probleem? Spreek rechtstreeks met wie het ontwikkeld heeft.
We antwoorden u binnen 8 werkuren.
Mail ons rechtstreeks op
Gepubliceerd door
Nalios — Odoo Gold Partner, België — nalios.be