Contrats d’entretien & visites récurrentes
Équipements installés, contrats d’entretien périodique, visites automatiques sous forme de tâches de projet, rappels clients, attestations de visite et facturation récurrente.
Présentation du module
/ Odoo 20 · Services
Contrats d’entretien, visites en pilote automatique
Pour les installateurs de chauffage et de climatisation, les sociétés d’ascenseurs et de sécurité incendie. Enregistrez les équipements que vous avez installés, signez un contrat d’entretien, et Odoo planifie chaque visite périodique, prévient le client, conserve l’historique des équipements et prépare les factures.
Ce que fait le module
L’entretien périodique, sans le tableur
Entretiens annuels de chaudières, contrôles trimestriels d’ascenseurs, inspections d’extincteurs : les visites que vous devez à vos clients sont inscrites dans le contrat. Le module les transforme en travail planifié, en assure le suivi et les facture.
Parc installé
Chaque chaudière, pompe à chaleur, ascenseur ou extincteur avec sa marque, son modèle, son numéro de série, l’adresse du site, la date d’installation et la fin de garantie. Historique des visites et prochaine visite sur chacun.
Des contrats avec un échéancier
Mensuel, trimestriel, semestriel, annuel ou tous les N mois, avec dates de début et de fin, les équipements couverts, les techniciens et un prix par période.
Des visites créées pour vous
Une tâche quotidienne crée chaque visite sous forme de tâche de projet quelques jours avant son échéance, avec client, site, équipements et assignés. Jamais deux fois pour la même période.
Des clients prévenus
Un e-mail part vers le client quelques jours avant la visite (activation, nombre de jours et modèle dans les Paramètres). Les visites en retard reçoivent une activité.
Rapport de visite
Le technicien rédige ses notes et clique sur Marquer la visite comme effectuée : la visite est enregistrée dans l’historique de chaque équipement et une attestation d’entretien peut être imprimée.
Des factures préparées
À l’avance pour chaque période, après chaque visite, ou pas du tout. Une facture brouillon par période ou par visite, avec la période dans le libellé de la ligne, jamais en double.
Planification
Votre mois de visites en un coup d’œil
Les visites sont des tâches de projet ordinaires dans un projet Entretien dédié : liste, kanban, calendrier et filtres pour les visites dues ce mois-ci ou en retard.
Calendrier des visites
Visites à faire, celles en retard en rouge
Comment ça fonctionne
Du contrat à la facture
1
Enregistrez les équipements
Créez les équipements installés chez vos clients, sur le client ou sur l’une de ses adresses (site). Des catégories par défaut sont fournies.
2
Activez le contrat
Choisissez le client, le site, les équipements, la périodicité, le délai d’anticipation, les techniciens, le prix et la politique de facturation, puis cliquez sur Activer.
3
Visitez, clôturez, facturez
Les visites apparaissent dans le projet Entretien avant leur échéance. Marquez-les comme effectuées ; les factures sont préparées en brouillon par la tâche quotidienne ou le bouton Créer les factures.
Sur le terrain
Un clic pour clôturer une visite, une page pour le prouver
L’onglet Entretien de la tâche liste les équipements à entretenir. Les notes et la date de visite vont dans l’historique de chaque équipement ; l’attestation est imprimée depuis la tâche.
Tâche de visite : équipements, site et notes du technicien
Attestation d’entretien (PDF)
Parc installé
L’historique complet de chaque équipement
Sous le capot
Les détails
FAQ
Bon à savoir
Faut-il Services sur site ?
Non. Les visites sont des tâches de projet standard, il fonctionne donc sur Community et Enterprise. Il n’ajoute ni planification d’itinéraires, ni signature mobile, ni consommation de stock lors des visites.
À quelle heure les visites sont-elles planifiées ?
Sur Odoo 17 et versions ultérieures, l’échéance de la tâche est fixée à 08:00 dans le fuseau horaire de la société à la date d’échéance. Sur Odoo 16, les tâches n’ont qu’une date d’échéance.
Comment une visite est-elle clôturée ?
Avec le bouton Marquer la visite comme effectuée, ou en clôturant la tâche (état Fait en 17+, une étape repliée en 16). La visite n’est enregistrée qu’une fois, même si la tâche est rouverte puis clôturée à nouveau.
Et les périodes passées ?
Les périodes terminées avant l’activation d’un contrat ne sont ni planifiées ni facturées : les contrats antidatés ne créent donc pas une avalanche de visites en retard.
Les factures sont-elles comptabilisées ?
Non, elles sont créées en brouillon pour que vous puissiez les vérifier. La comptabilisation et l’envoi restent dans votre flux de facturation habituel.
Le prix est-il calculé au prorata ?
Non. Chaque période est facturée au prix du contrat, y compris une dernière période plus courte lorsque la date de fin la raccourcit.
Une question ? Un problème ? Parlez à ceux qui l’ont développé.
Nous vous répondons dans les 8 heures ouvrables.
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Publié par
Nalios — Odoo Gold Partner, Belgique — nalios.be