Nieuwe Expense Card voor bedrijven
Odoo lanceert zijn nieuwe functie Expense Card, in samenwerking met Mastercard en Stripe Issuing, om bedrijven te helpen hun zakelijke uitgaven efficiënter, veiliger en gecentraliseerd te beheren.
Vereisten
Moet gevestigd zijn in Europa (de VS komt binnenkort beschikbaar)
1. Activeer de Expense Card-optie en accepteer de voorwaarden
2. Beschik over een Stripe-account en verbind het via de knop "Connect"
Geld Storten op het Account
Eenmaal ingesteld, worden alle transacties met de creditcards opgenomen in het daarvoor gemaakte journal : Stripe Issuing
Met de knop “Top-up” kunt u eenvoudig geld toevoegen aan de gekoppelde bankrekening.
Transacties duren 2 tot 3 werkdagen.
Via het journal kunt u een overzicht van alle transacties krijgen.
Beheer van Kaarten
Vanuit de Expenses-app kunt u de kaarten van uw medewerkers beheren. Verschillende statussen zijn mogelijk :
- Blokkeren
- Concept
- In de wacht
- In afwachting
- Actief
Kaartconfiguratie
Type : Optie voor een fysieke of virtuele kaart
Countries : Mogelijkheid om landen te beperken
Categories : Mogelijkheid om alleen bepaalde merchantcodes toe te staan (bijvoorbeeld alleen eten en drinken)
Limite : Instellen van limieten per dag/week/maand/jaar/onbeperkt en/of per transactie
Vanuit het tabblad "Kaartgegevens" kunt u de details van elke kaart bekijken.
Gebruik van de Kaart
Wanneer de kaart wordt gebruikt, wordt automatisch een uitgave gegenereerd in Odoo.
De volgende stappen integreren perfect met Odoo :
- Het toevoegen van de PDF-bon aan de onkostenrapport
- Validatie
- Verzoening
Validatieproces
Opgeloste Problemen
Handmatig beheer van onkostenrapporten : Medewerkers hoeven elke uitgave niet meer handmatig in te voeren.
Fouten en vertragingen in de boekhouding : Transacties worden automatisch geregistreerd en gecategoriseerd, waardoor menselijke fouten en vertragingen worden verminderd.
Gebrek aan controle over uitgaven : Beheerders kunnen limieten en beperkingen instellen, waardoor ongepaste of buitensporige uitgaven worden voorkomen.
Gebrek aan zichtbaarheid : Real-time rapporten bieden volledige transparantie over uitgavenstromen, waardoor betere beslissingen mogelijk worden.
Versterkte beveiliging : Elke kaart kan op elk moment worden aangepast en gepauzeerd.
Belangrijkste Punten
Instant-uitgifte : Kaarten, zowel fysiek als virtueel, worden direct vanuit Odoo aangemaakt, met onmiddellijke activering.
Real-time tracking : Elke transactie wordt automatisch gesynchroniseerd met de onkostenbeheermodule, wat zorgt voor nauwkeurige boekhouding.
Gedetailleerde controle : Uitgavelimieten, categorieën, geografische beperkingen en aangepaste machtigingen per gebruiker.
Naadloze integratie : Werkt perfect samen met boekhouding, inkoop en andere Odoo-modules.
Conclusie
Deze functie is een significante vooruitgang in het beheer van zakelijke uitgaven en biedt een moderne, geïntegreerde en veilige oplossing voor bedrijven van elke omvang.
Nalios, spécialiste Odoo pour les entreprises européennes, vous accompagne dans la mise en place de cette fonctionnalité et dans l'intégration complète du module Dépenses à votre comptabilité.
Leer meer over de auteurs van het article :
Alex Carruzzo
Business Analyst
Alex is sinds februari 2024 Business Analyst bij Nalios Zwitserland.
Altijd luisterend en oplossingsgericht, helpt Alex bedrijven hun processen te transformeren met Odoo. Nieuwsgierig en pragmatisch, houdt hij ervan om de zakelijke behoeften te analyseren en daar eenvoudige en effectieve oplossingen uit te halen. Zijn missie: projecten soepeler, duidelijker en vooral nuttiger maken voor klanten in hun dagelijks werk.
Anouck Lambert
Business Analyst
Anouck werkt al bijna drie jaar bij Nalios Wallonië. Als Business Analyst leidt ze end-to-end Odoo-implementaties en adviseert ze teams over de beste e-mailpraktijken om betrouwbare communicatie te waarborgen.