Odoo 19 – Document: Versnel de verwerking van uw documenten met de AI van Odoo

Een intelligente en collaboratieve documentruimte 

De Odoo Documenten-app fungeert als een echte samenwerkingsruimte om uw bestanden te centraliseren en te organiseren. U vindt er : 

• Een persoonlijke drive voor uw eigen documenten. 
• Gedeelde mappen met specifieke collega’s. 
• De bedrijfsdrive. 

U kunt bestanden op verschillende manieren aan de applicatie toevoegen: door ze direct te uploaden, via eenvoudig slepen-en-neerzetten, of door een bijlage te sturen naar het toegewijde e-mailaliasadres. 

Daarna zorgt Odoo AI voor de rest. Dankzij uw prompts (uw instructies) kunnen de documenten : 

• herkend worden (bijvoorbeeld: als de klantnaam op het document mijn bedrijf is, gaat het om een leveranciersfactuur, anders wordt het behandeld als een klantenfactuur). 
• gesorteerd worden (bijvoorbeeld: ze kunnen naar specifieke mappen worden gestuurd). 
• gekoppeld worden aan labels (bijvoorbeeld: als een document meerdere facturen bevat, voegt Odoo automatisch het label “te splitsen” toe). 
• een validatiestap doorlopen (bijvoorbeeld: elke factuur boven 5.000 euro activeert een goedkeuringsactiviteit die wordt toegewezen aan een specifieke gebruiker).  
• zelfs records genereren (bijvoorbeeld: aanmaak van facturen).  

Houd er rekening mee dat de AI kan draaien met een frequentie naar keuze, of kan worden geactiveerd via de handmatige actie “Auto-sort”.  

Goede praktijken voor het schrijven van effectieve prompts 

A) Om het meeste uit de Odoo Documenten AI te halen, is het essentieel om uw prompts duidelijk en hiërarchisch te structureren. Bijvoorbeeld:  

1. Als het document een factuur is, plaats het in de map Financiën;  
2. Als het een contract of juridisch document is, stuur het naar de map Juridisch. 

Deze organisatie zorgt ervoor dat elk bestandstype automatisch op de juiste plaats terechtkomt. Voeg indien nodig ook subpunten toe.  

B) Voeg dynamische velden of records toe aan de prompt (via ‘/’) om informatie uit de database op te halen. 

C) Voeg acties toe die door de AI moeten worden uitgevoerd in de sectie ‘What actions can the AI take’ (bijv.: een leveranciersfactuur aanmaken, een tag toevoegen, een activiteit aanmaken, ...). Als de actie niet bestaat, kunt u er een maken (typ de naam van de actie en klik op ‘Aanmaken en bewerken’). 

D) Een andere goede praktijk: voorzie een “veiligheidsnet” door niet-herkende documenten te sturen naar een controlemappen (to review). Bijvoorbeeld: 3 → als het geen van de bovenstaande is, plaats het in de map “Te controleren”. Zo behoudt u de controle over de bedrijfslogica, terwijl menselijke tussenkomst tot een minimum wordt beperkt. 

E) Voeg tot slot, voor een vlotte werking, specifieke prompts toe voor bijzondere gevallen zoals het detecteren van bestanden die meerdere documenten bevatten, of het activeren van een handmatige validatie, bijvoorbeeld voor facturen boven een bepaald bedrag. 

Voorbeelden van prompts 

Voor meer inspiratie, hier enkele voorbeelden van prompts :

Leer meer over de auteurs van het artikel :