Bedrijf
Bedrijfssector
Odoo-applicaties
Urbagestion SA
Facility Management
Ondersteuning, Service ter plaatse, Onderhoud, Boekhouding, Verkoop, Abonnementen, Medewerkers, Verlof, Onkostendeclaraties, Uurstaten
Urban Gestion, een nichespeler in wijkbeheer
Urban Gestion werd zes jaar geleden opgericht door Thomas Maiburg en zijn zakenpartner Rafael Pinto. Het bedrijf is vooral actief in Franstalig Zwitserland en positioneert zich in een nichemarkt: wijkbeheer, op het snijvlak van facility management en beheer van mede-eigendommen.
Zoals Thomas Maiburg, CEO van Urbagestion, uitlegt: op het moment van de oprichting was geen enkele vastgoedbeheerder of facility management-bedrijf echt actief in deze specifieke niche. Urban Gestion bouwde daarom een hybride aanbod, ontworpen om precies aan deze behoefte te voldoen.
Groei die leidde tot een wildgroei aan tools
De start op Excel
Zoals veel bedrijven die met twee personen beginnen, beheerde Urbagestion aanvankelijk zijn volledige activiteit via Excel: facturatie, boekhouding, klantvragen. Een oplossing die volstond op kleine schaal, maar al snel achterhaald was door de groei van het bedrijf.
De geleidelijke opeenstapeling van software
Naarmate het team groeide en professionaliseerde, integreerde Urbagestion stap voor stap nieuwe tools om specifieke behoeften in te vullen:
- Software voor personeelsbeheer
- Software voor boekhouding en debiteurenbeheer
- Een externe boekhouder voor crediteuren
- Een tool voor tijdsregistratie
- Een tool specifiek voor elektronische handtekeningen
Het resultaat: zes verschillende softwarepakketten, elk sterk in zijn eigen domein, maar zonder echte communicatie tussen elkaar. Een situatie die vaak voorkomt bij groeiende kmo's, maar die leidt tot versnippering van informatie en aanzienlijk tijdverlies in de dagelijkse praktijk.
Het zwakke punt: geen opvolging van klantvragen
Ondanks deze groeiende verzameling tools bleef één behoefte onvervuld: een gestructureerde opvolging van klantvragen. Urbagestion behandelde deze uitwisselingen informeel, zonder duidelijke traceerbaarheid van termijnen of ondernomen acties.
Dit gebrek werd uiteindelijk rechtstreeks aangekaart door de klanten zelf, wat het bedrijf ertoe aanzette actief op zoek te gaan naar een oplossing.
Van de zoektocht naar een tool tot de ontdekking van Odoo
Bij het online zoeken naar software voor het beheer van klantvragen, stootte Thomas Maiburg op Odoo. Zijn oorspronkelijke bedoeling was eenvoudig: een tool vinden die uitsluitend gericht was op deze opvolging.
Maar het potentieel van Odoo bleek al snel veel groter. Het bedrijf besefte dat het uiteindelijk zijn volledige softwarepark kon vervangen door één geïntegreerd platform.
"We beseften dat we al onze oude software konden weggooien en er maar één konden overhouden: Odoo." — Thomas Maiburg, CEO van Urbagestion
Een gestructureerde uitrol rond twee interne aanspreekpunten
Om deze overgang tot een goed einde te brengen, wees Urbagestion twee interne aanspreekpunten (SPOC's) aan, elk verantwoordelijk voor een apart domein:
- Thomas Maibaud (CEO): aansturing van de implementatie van de boekhouding
- Nathalie Flemming (operationeel verantwoordelijke): uitrol van de modules Helpdesk en Field Service
Deze verdeling maakte het mogelijk om parallel op meerdere fronten vooruitgang te boeken, met een duidelijke verantwoordelijkheid voor elk onderdeel.
De Odoo-modules geïmplementeerd bij Urbagestion
Helpdesk: opvolging van klantvragen centraliseren
De module Helpdesk speelt rechtstreeks in op de oorspronkelijke behoefte van Urbagestion: de opvolging van klantvragen die per e-mail worden ingediend. Elke vraag wordt nu geregistreerd, toegewezen en opgevolgd tot ze is afgehandeld, wat rechtstreeks een oplossing biedt voor het probleem dat eerder door de klanten zelf werd aangekaart.
Field Service: coördinatie van veldteams en facturatie
Als aanvulling op Helpdesk zorgt de module Field Service voor rechtstreekse communicatie met medewerkers op het terrein. Hiermee kunnen uitgevoerde activiteiten, doorlooptijden worden opgevolgd, en vervolgens de facturatie van dat werk worden verzekerd.
Nathalie Flemming, operationeel verantwoordelijke, benadrukt hoe vlot en snel deze communicatie is geworden, of dat nu via de computer of rechtstreeks via de smartphone gebeurt.
Een grotendeels geïnternaliseerde boekhouding
Vóór Odoo beperkte Urbagestion zich tot interne klantfacturatie, terwijl het beheer van crediteuren werd uitbesteed aan een externe boekhouder. Met Odoo wordt nu bijna de volledige boekhouding rechtstreeks door het team beheerd, met uitzondering van de lonen.
Deze verandering zorgde voor een aanzienlijke tijdsbesparing en een betere controle over de financiële stromen van het bedrijf.
Een geautomatiseerd abonnementensysteem
De implementatie van een abonnementensysteem, gekoppeld aan de module Sales, maakte het mogelijk om een deel van de terugkerende facturatie te automatiseren, wat de manuele werklast verder verminderde.
Maintenance: de volgende stap
Urbagestion plant ook de uitrol van de module Maintenance, waarmee uitrusting die regelmatig onderhoud vereist (brandalarmen, brandblussers, enz.) kan worden gegroepeerd en gestructureerd opgevolgd.
Concrete voordelen voor Urbagestion
Een fenomenale tijdsbesparing
De overgang naar een geïntegreerd systeem heeft een groot deel van het manuele en dubbele werk geëlimineerd, vooral op het vlak van boekhouding en opvolging van interventies.
Minder vergeten facturatie
Dankzij de module Field Service worden werken die op het terrein worden uitgevoerd nu systematisch gekoppeld aan facturatie, waardoor de vroegere vergetelheden worden vermeden.
Vlottere communicatie tussen teams
De centralisatie van informatie vergemakkelijkt de uitwisseling tussen veldteams en verantwoordelijken, met eenvoudige toegang vanaf een computer of smartphone.
Betere budgetbeheersing
Door functies die voorheen verspreid waren over meerdere tools (zoals Bexio) samen te brengen, kon Urbagestion zijn softwarekosten onderbrengen in één enkele licentie, voor een ongeveer gelijkblijvend totaalbudget, maar met een veel diepere integratie.
Een toegankelijke tool, ondanks een veeleisende implementatiefase
Nathalie Flemming benadrukt hoe gebruiksvriendelijk Odoo is in het dagelijkse gebruik, ook voor gebruikers die minder vertrouwd zijn met recentere digitale tools. Ze wijst wel op één aandachtspunt: implementaties gebeuren cascadegewijs, en zelfs een kleine fout of omissie in een vroeg stadium kan later in het proces gevolgen hebben. De opzet vraagt dus om nauwkeurigheid en tijd, maar het resultaat is zowel gebruiksvriendelijk als bijzonder nuttig.
Een getuigenis die de kracht van Odoo's centralisatie illustreert
Het traject van Urbagestion is een concreet voorbeeld van hoe een kmo kan evolueren van een versnipperde omgeving, met zes afzonderlijke softwarepakketten, naar één enkel platform dat het merendeel van zijn kernbehoeften dekt: beheer van klantvragen, coördinatie van veldteams, facturatie, boekhouding en binnenkort ook onderhoud van uitrusting.
Bij Nalios begeleiden we dit soort transformatie door elke stap van het project te structureren, zodat bedrijven het volledige potentieel van Odoo kunnen benutten.
>> Neem contact met ons op om uw project te bespreken <<
Urbagestion, actief op het gebied van facility management.
Nalios, gecertificeerde Odoo-integrator, gespecialiseerd in het begeleiden van kleine en middelgrote ondernemingen bij hun digitale transformatie.