Onderneming | Tubao |
Sector | Opslag van grote volumes vloeistoffen: bufferbekkens, brandreserves, regenwateropvang, opslag van chemische producten |
Odoo-applicaties | CRM, Verkoop, Aankoop, Voorraad, Productie, Boekhouding, Facturatie |
In de sector van de opslag van grote volumes vloeistoffen zijn projecten lang, technisch en zwaar gedocumenteerd. Bufferbekkens, brandreserves, regenwateropvang, opslag van chemische producten: elk project gaat gepaard met plannen, dossiers en bijlagen die soms tientallen jaren moeten worden bewaard. Kortom, het informatiesysteem kan zich geen benaderingen veroorloven.
Tubao, specialist in deze opslagoplossingen, heeft dat goed begrepen. Onder leiding van Sébastien Gorge, directeur Verkoopadministratie en IT, steunt het bedrijf al drie jaar op Odoo om zijn activiteiten te structureren, en werkt het sinds een jaar samen met Nalios Haute-Normandie om zijn ERP te laten evolueren.
De keuze van het ERP: Odoo voor de breedte van zijn apps
Toen het bedrijf zich echt wilde structureren, heeft Tubao verschillende ERP's tegen elkaar afgewogen, waaronder X3 en Dynamics. Odoo won dankzij de breedte van zijn applicaties en zijn vermogen om een ruim toepassingsgebied te dekken, van CRM tot boekhouding en productie.
De uitrol verliep niet vlekkeloos. Zoals bij elk ERP-project moesten de teams worden meegenomen en moesten bepaalde gewoontes veranderen. Een van de belangrijkste lessen voor Tubao was om terug te keren naar de standaard in plaats van maatwerk op te stapelen rond complexe workflows.
De uitdaging: een Odoo-databank die verzadigd raakte
De activiteit van Tubao genereert een aanzienlijk datavolume. Langlopende CRM-projecten, vol plannen, dossiers en talrijke bijlagen, voeden de databank voortdurend. Het gevolg was een verzadigingspunt op Odoo SH in minder dan twee jaar, sneller dan verwacht.
Dit probleem van databankomvang komt vaker voor dan men denkt, vooral in projectgedreven bedrijven waar documentaire data snel oploopt. Het vraagt zowel een onmiddellijke reactie als een grondige aanpak.
De oplossing: een snelle reactie, daarna een grondige aanpak
Om ruimte vrij te maken zonder te wachten, schreef het team van Nalios Haute-Normandie in enkele uren een script om de bijlagen te comprimeren (PDF's en afbeeldingsbestanden). De operatie maakte 40 tot 45 % ruimte vrij en gaf de databank ademruimte tot de volgende migratie.
Maar compressie behandelt het symptoom, niet de oorzaak. Odoo is een ERP, geen documentbeheersysteem. Het is niet bedoeld om documenten gedurende meerdere decennia te archiveren. Het structurele antwoord bestaat er dus in om een deel van de data naar SharePoint te externaliseren: wat Odoo native genereert blijft in Odoo, terwijl externe documenten in SharePoint worden gearchiveerd en transparant voor de gebruiker worden gekoppeld. Deze Odoo–SharePoint-integratie wordt uitgerold bij de migratie naar V19.
Het partnerschap met Nalios: neen durven zeggen
Vóór Nalios werkte Tubao met verschillende integratoren. Teams die echte knowhow inbrachten, maar die geneigd waren op elke vraag ja te antwoorden, ook al betekende dat het opstapelen van ontwikkelingen. Wat Sébastien Gorge zocht, was anders.
"Wat ik van een integrator verwacht, is dat hij neen kan zeggen op het moment dat ik een complexe vraag stel, in plaats van ja, ja te antwoorden, we doen het wel met een ontwikkeling."
Die houding bracht Tubao dichter bij Nalios Haute-Normandie, geleid door Sébastien Bélanger. Een team met een industriële terreinachtergrond, dat een grondige gap analysis uitvoerde om de processen te begrijpen vóór er ook maar één regel code werd geschreven, en dat de voorkeur geeft aan standaard Odoo wanneer dat de oplossing is die standhoudt. De aanpak is pragmatisch: een gestelde vraag vindt vaak zijn antwoord in een korte tutorialvideo per e-mail, in plaats van in een buitensporig project.
Concrete voordelen voor Tubao
Met Odoo en de ondersteuning van Nalios geniet Tubao van verschillende voordelen:
- Een gecentraliseerd en schaalbaar ERP: een ruim toepassingsgebied gedekt door één enkele tool, van CRM tot facturatie.
- Een databank die in de tijd onder controle blijft: onmiddellijke compressie, daarna externalisatie van documenten naar SharePoint om de verzadiging niet te herhalen.
- Een reactieve en pragmatische begeleiding: snelle, passende antwoorden, zonder de oplossingen te overdimensioneren.
- Een duidelijk traject: migratie naar Odoo V19 en de overstap naar elektronische facturatie.
Conclusie
Het voorbeeld van Tubao illustreert een eenvoudig idee: een goed geïmplementeerd ERP wordt niet gemeten aan het aantal maatwerkontwikkelingen, maar aan zijn vermogen om in de tijd stand te houden. Door te steunen op standaard Odoo, een solide gap analysis en een partner die op het juiste moment neen durft zeggen, veranderde Tubao een verzadigde databank in een beheerst traject.
De keuze van de juiste partner blijft doorslaggevend voor een geslaagde digitalisering en om een onderneming duurzaam te structureren, zeker in een activiteit die zo veeleisend is als de opslag van grote volumes vloeistoffen.